電話で退職証明書をお願いするときは何と言ったら良い？

転職の際、転職先の企業から前職の勤め先を本当に退職しているか、複数の企業に重複所属していないかを確認するために退職証明書の提出を求められることがあります。

退職をしてから退職証明書が必要になった場合は当然前に所属していた勤め先に連絡をいれて退職証明書を発行してもらう必要がありますが、その際何と連絡をしたら良いのか学んでいきましょう。

退職証明書は労働基準法によって、労働者が申し立てた場合に企業に発行が義務付けられている書類です。

そのためいかなる理由で前職を辞めた場合でも、お願いすれば必ず発行してもらえますから安心してください。

退職証明書は転職先の企業から提出を求められたり、失業給付や国民健康保険手続きの際に離職票が無いといった際に必要になるため、状況に応じて速やかに準備できるようにしていかなければなりません。

退職証明書の発行をお願いする場合、前の勤め先に電話をかけて発行を依頼するのが一般的です。

いきなり直接前の会社を訪ねて発行をお願いするのは失礼ですし、その場ですぐ発行してもらえるとも限りませんから気を付けましょう。

まずは電話をかけて発行してもらいた旨を伝えることが大切です。

電話をかけて退職証明書の発行を依頼するときですが、転職先で提出を求められた、失業給付や国民健康保険の手続きのために必要になったなど、なぜ必要になったかをそのまま伝えればOKです。

その際は以前に勤めていた旨をきちんと伝えてください。

電話をかける部署については総務や人事などの電話番号が望ましいですが、番号が解らない場合には代表番号にかけて用件を伝えれば適切な部署に取り次いで貰えるでしょう。

また退職証明書が必要である理由は必ずしも伝えなければいけないということでもありませんが、話を通すのには説明をした方がスムーズと言えます。

退職証明書を発行してもらえることになったら、いつできるか、郵送してもらえるかなど細かい部分についても確認をしておきましょう。

提出に期限がある場合にはきちんと伝え、間に合うように発行してもらう必要があります。

退職証明書は労働基準法によって企業に発行が義務付けられている書類であるものの、その期限は2年と定められているのでこの点については注意しておきましょう。

退職後2年経過してしまった場合は発行をお願いしても受け付けて貰えないことがあります。

その場合は転職先の企業に相談をして、発行してもらえなかった旨をきちんと説明する必要があります。

退職証明書の代わりに離職票を提出すればOKということも少なくありません。

前職を辞めたという証明は意外なところで必要になるケースもありますから、離職票や退職証明書は備えとしてあらかじめ取得したりきちんと保管しておくことも大切です。

退職証明書は発行してもらう際に項目を自分で選択することも可能なので、発行をしてもらう際にはその点についても前職の企業とよく話し合う必要があります。

使用期間、業務の種類、事業における地位や賃金、退職の理由や解雇の場合はその理由まで記載ができますので、確認が求められる項目についてきちんと記載してもらえるようにしましょう。

逆に必要ない、記載して欲しくない項目については、電話をかける際にきちんと伝えておくことが必要です。

退職証明書については労働者に要求をされた項目以外証明してはいけないという決まりがあるので、提出先に不利になるような情報を記載されてしまうような心配はありません。

また退職証明書は何枚でも発行してもらうことが可能です。

提出先が複数になるような場合もありますから、何度も連絡して発行をお願いしなくて済むようにするためにも、2通ほど発行しておいてもらうと役に立つことも多いです。