社内間での連絡のやり取りやエントランスで担当者を呼び出したい時に使用する、内線電話。たかが内線電話とは言えビジネスシーンでは社会人としての基本的なマナーが問われるシーンでもありますし、まして取引先で使用するにあたっては自社の社員教育が問われる部分となるため、正しいかけ方を知っておく必要があります。内線電話のかけ方まず内線電話のかけ方そのものを復習しておきましょう。まず内線ボタンを押しますが、回線が...
内線・外線記事一覧
社会人になって間もないころに一番緊張するのが、電話応対かもしれません。外線は勿論のこと、例え内線であっても社会人として正しいビジネスマナーに則った対応をしたいものです。内線電話は通常社内間での連絡のやり取りに使用されるものですが、エントランスを無人受付にしているオフィスであれば、外部からやってきた訪問者がエントランスに設置してある内線電話を使用してかけてくることもあります。内線電話の出方社内間であ...
大企業〜中小企業が社内の各部署を繋ぐ電話網として使用している、内線電話。かかってきた内線電話を受けたり保留にしたりすることはできるけれど、実は自分からは他の内線へかけられない、かけ方が分からない・・・という人は意外に多いようです。内線電話とはそもそも内線電話とは、専用線や構内交換機を設置することで公衆電話網を使わなくてもその範囲内で自由に通話できるシステムのこと。専用線で結ばれた複数の電話機にはそ...
宅急便のお届け伝票などにある、「内線番号（任意）」と言う項目。項目を埋めていくにあたって「内線番号？任意？どういうこと？？」と手が止まってしまう人もいるようですね。この「任意」とは「書いても良いし、書かなくても良いですよ。あなたの意思に任せます。」という意味ですが、そもそも「内線」それ自体がないなら記載できませんし、する必要もありません。ではその「内線番号」とは一体何なのでしょうか。内線番号とは？...
同じ専用線で繋がっている電話機であれば、公衆電話網を介さずに通話ができる内線電話。とは言え企業規模が大きければ大きいほど内線電話の数も増え、特定の部署や個人に電話をかけたい場合にまずはその内線番号を調べる必要が出てきます。内線番号の調べ方社内のだれか個人と連絡を取りたい場合の番号の調べ方としては、社員管理システムから個人の携帯番号を調べて電話するというのが最も一般的な方法でしょう。また普段からよく...
ビジネスにおいては、取引先の担当者に電話連絡をしなければならないことも多いでしょう。とは言え取引先の代表番号にかけたからと言って必ずしも目当ての担当者が対応してくれるわけではなく、むしろ他の社員が電話に出ることの方が多いはず。ここでは取引先の担当者と電話連絡をする3つの方法とそれぞれの注意点を挙げてみたいと思います。社内の誰かに呼び出してもらう昔からある最もオーソドックスな方法が、前述の方法、つま...
企業の中でも営業に所属している人の場合、会社内にいることは少なく常に外を出歩いているため、他の社員や取引先との連絡ツールとして法人携帯が支給されていることが少なくありません。「法人携帯」とは、企業（法人）名義でガラケーなどの携帯電話を契約し、仕事用に使用する目的で社員に支給されるものですが、最近ではこれを営業マンだけでなく内勤のスタッフにも支給して内線電話代わりに使用する企業も出てきました。ガラケ...
相手の電話機の着信履歴に自分の番号を残すため、電話機に1回だけ呼び出し音を鳴らしてすぐに切るという「ワン切り」。主に携帯にかかってきて、折り返し電話をすると高額サービスに繋がったような音声ガイダンスを聞かされ、指定口座にその利用料金を振り込むよう求められるという詐欺の手口として有名ですが、これがなぜかオフィスの内線にかかってくることがあります。内線にワン切りされる原因は？前述の通り個人の携帯にかか...
プライベートであれビジネスであれ、電話をかけた側は最初に自分が誰であるかを明らかにするために名乗るのが当然のマナー。夫婦や親子間のようなよっぽど親しい仲でもなければ、電話で名乗らずいきなり本題に入るようなことはしません。とは言え広い世の中、残念ながらビジネスシーンであっても自分から電話をかけておいて名乗ろうとしない人もいます。そんな相手への電話対応こそ、社会人としてのビジネスマナーが試される場面と...
殆どの場合内線電話でも外線と繋ぐことができるため、社外の人から取次の電話がかかってくることもよくあります。相手が連絡を取りたがっている社員がすぐに応対できる状態であれば「〇〇でございますね。少々お待ちくださいませ。」と言って内線に繋げば良いだけなのですが、難しいのは担当社員がすぐに応対できないとき。「今出られないんです。」ということをビジネスマナーに則ってどのように言えば良いのでしょうか。折り返し...
ビジネスで名刺交換をした時に、相手の名刺に「代表番号」や「内線」、「直通電話」、「ダイヤルイン」などと表記されていることがあります。これらの意味や違いが分からないと、いざ電話をかけようという時にどれにかけたら良いのか分かりませんし、その企業のどこかに繋がるのは確かだとしても、どの部署の誰に繋がるか予想できないため戸惑ってしまいます。そこでここでは、代表番号と直通電話、内線、ダイヤルインの違いについ...
アナタの会社ではビジネスフォンを効果的に利用できていますか?特に内線機能を上手に使いこなしているかどうかは重要ポイントです。フロアをいくつも重ねている大きな会社オフィスの場合は、内線を自在に使いこなす事で業務効率がかなりアップするものです。内線をしっかり使いこなすには、まず内線番号の採番を明確にすることが第一となります。そこで、今回は分かりやすく内線番号を採番するノウハウを紹介します。内線番号の採...
国内企業の多くがグローバル化を促進している現在、海外企業と関係を持ちながら事業展開をする場面が非常に増えています。そのような会社のオフィスでは、電話応対のシーンでも英語を始めとする外国語を利用する必要があるでしょう。そういった意味でも、普段から基本的なビジネス英語を身に着けておくことは、仕事を円滑に進める上で助けになります。今回は、オフィス英語の初歩である内線電話につなぐ際のビジネス英語についてご...
ちょっとした大規模な会社にバイト採用された場合でも、ぜひ知っておいてほしいのが内線番号のかけ方や取次時の応対マナーです。普段は殆どビジネス上で電話のやり取りをした事のないバイトの方の場合、急に内線電話を取り次ぐ場面に慌てふためいてしまいがちです。今回は、内線番号のかけ方や取次マナーを紹介します。内線電話のかけ方で注意すべきポイント!バイトの方でも取引先へ電話をする機会はあります。ですが、前もって正...
■社内の電話番号一覧表に関する疑問の声個人情報保護法が制定されて以来、各企業では個人情報の扱い方に対してとても慎重となっています。そこで、一つ疑問になるのが社員連絡名簿や内線番号表です。社員の多くに会社用の携帯電話を持たせている企業では、連絡簿としてよく電話番号の一覧表を用意してあります。また規模の大きなオフィスでも、内線番号を一覧表にして受付や各部署に掲示させているものです。この電話表が個人情報...
行政機関などから仕事を頂いているような会社では、要件を伺うために役所へ電話を掛ける機会も多くなります。役所は受付窓口から始まって、各部署が細かく細分化されていますから、頻繁に内線電話によって取り次ぎがなされます。そこで知っておくべき注意点として、まず内線電話のかけ方・マナーに気を付けましょう。役所への内線電話へのかけ方役所の方々から頂く名刺を見ますと、多くの場合に代表電話と併せて内線番号が明記され...
■迷惑電話が多い理由が何かを確かめる!オフィスの外線着信の中で、迷惑電話が多い業種はけっこうあります。通販系の受注窓口や各社のクレーム対応窓口、営業部の代表電話や役所の受付電話などがそうです。この手の電話の厄介な点は、業務の忙しい時でも勝手に掛かってくることです。その大半は、他の業者からの営業電話や単に間違え電話だったりします。あるいは、からかい半分の問い合わせ電話もあります。また会社に対するクレ...
ビジネス電話のマナーの初歩として、外線着信の取り方・受け方があります。大事な取引先の電話やお問い合わせの電話を受けるのですから、くれぐれも先方に失礼のないようにしなければなりません。今回は、外線電話の取り方をチェックしておきましょう。外線着信の電話に出る時の第一声が肝心!個人的な電話であれば、「もしもし」と言ってから相手の言葉を待つのが日本風の電話マナーです。昭和の高度成長期あたりでも、ビジネス電...
■ビジネスフォンで外線着信中の表示が出るのは?ビジネスフォンの番号表示に『外線着信中』という表示が出ることがあります。これは非通知電話という意味です。普通はちゃんと相手の電話番号が表示されるはずですが、電話を掛けた相手が意識的に非通知を選択することでこの表示が出ます。非通知電話の設定は、電話番号を入力する際に頭に184と入れればOKです。これで相手に自分の電話番号を知らせずに電話を掛けることのでき...
クレジットカードの申し込みでは勤務先の入力が必要になりますが、審査の際には勤務先に在籍確認の電話がかかってくることがあります。審査が通るためには必要な手続きですが、一体どのような電話がかかってくるのか、代表番号と部署番号どちらの電話番号を登録しておいたらいいのかといったことをあらかじめ知っておき、スムーズに対応できるようにしましょう。在籍確認は何のためにするのかクレジットカード会社からかかってくる...
問い合わせをしたいとなった場合に、連絡を取りたい会社の代表番号が解らないということはよくあるものです。しかし、代表番号というのは今では簡単に調べることが可能です。どのような方法があるか、調べ方について紹介していきます。電話帳で代表番号を探すという調べ方会社の代表番号を探す方法として手っ取り早いのが電話帳での調べ方です。地域の企業や法人であれば地域の電話帳にほぼ必ず掲載されていますから、簡単に電話番...
一般家庭ならともかく、企業などの組織では複数の電話回線が必要になる場合があります。そこでビジネスフォンの導入をする際に活用したいのが、ダイヤルイン方式です。ただし、この方法は多くのメリットだけでなく、デメリットになり得る部分もあるので、しっかりとその特徴を把握してから検討するようにしましょう。ダイヤルインはどんな方式なのかダイヤルインについて簡単に説明すると、1つの電話回線で複数の電話番号を使える...