内線・外線で相手が名乗らない場合の対処法

プライベートであれビジネスであれ、電話をかけた側は最初に自分が誰であるかを明らかにするために名乗るのが当然のマナー。

夫婦や親子間のようなよっぽど親しい仲でもなければ、電話で名乗らずいきなり本題に入るようなことはしません。

とは言え広い世の中、残念ながらビジネスシーンであっても自分から電話をかけておいて名乗ろうとしない人もいます。

そんな相手への電話対応こそ、社会人としてのビジネスマナーが試される場面となります。

ビジネスにおいて外線電話で名乗らない相手というのは非常に少ないのですが、相手も新入社員で緊張して名乗り忘れているのかもしれませんし、逆に企業の役員さんなど高い立場にいる人の中には目下の相手に名乗る必要はないと考えている人もいるかもしれません。

いずれにしてもこのような場合は丁寧に相手の名前を伺いましょう。

外線、つまり社外の人の場合は相手の社名も聞いておく必要があります。

もし相手が社名だけ言って名前を言わない場合は、「失礼ですがお名前を伺ってもよろしいでしょうか？」と尋ねましょう。

逆に名前だけを名乗って会社名を言わない相手であれば、「失礼ですがどちらの〇〇様でしょうか？」と聞くことができます。

社名も名前も名乗らない相手に対しては、「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか？」と尋ねて、相手が会社名か名前のどちらかしか名乗らなければ更に前述の方法で社名や名前を確認してください。

外線とは異なり、内線の場合は相手が社内の誰かであることが分かっているため、「声で分かるだろう」とばかりに名前を省略してしまう人がいます。

勿論ビジネスマナーからすれば内線でも名乗るのが常識なのですが、やはり上司の立場にある人の中には部下に名乗る必要はないと考えている人もいるようです。

声などから相手が誰であるか推察できるならわざわざ聞き返す必要もありませんが、分からないのであればやはりきちんと名前を尋ねましょう。

この場合も「失礼ですが、どちら様でしょうか？」と聞いてみます。

この時「自分の上司の声も分からないのか」と相手が怒ってしまうかもしれませんが、そもそも名乗らない相手がマナー違反なので、それほど深刻に受け止めず「申し訳ありません」と軽く謝って流してしまいましょう。

ただしそのような相手は今後も名乗らず電話をかけてくる可能性がありますから、話し方などを覚えておいて何度も繰り返し名前を聞き返さないように注意してください。