役所の内線電話のかけ方で注意すべきマナー・ポイントとは？

行政機関などから仕事を頂いているような会社では、要件を伺うために役所へ電話を掛ける機会も多くなります。

役所は受付窓口から始まって、各部署が細かく細分化されていますから、頻繁に内線電話によって取り次ぎがなされます。

そこで知っておくべき注意点として、まず内線電話のかけ方・マナーに気を付けましょう。

役所の方々から頂く名刺を見ますと、多くの場合に代表電話と併せて内線番号が明記されていることにお気づきだと思います。

つまり役所では、御用の人が内線へ電話をかけることを前提としている訳です。

そこで、内線番号が分かっている時の基本的な電話のかけ方はこうです。
1) 代表電話(総合窓口)に電話をします。
2) 「○○市役所です」などと先方が名乗ります。
3) 間髪を入れずに「内線番号2201番へお願いいたします」とダイレクトに取り次ぎを伝えるのがセオリーです。

役所では外部からの電話の問い合わせが多いため、総合窓口ではできる限り簡単に済ませるのがマナーになります。

また、内線番号が分からない時には、3)の部分で、取り次いで欲しい部署や課を告げるだけにとどめましょう。

この時に「○○課の△△係長をお願いします」とやっても、システム上△△課長のデスクの電話に回わる可能性は低いのです。

手のすいている誰かが受話器を取るのが一般的ですので、その際に次のように切り出すようにしましょう。

「お世話になっております。私、○○商事の田中と申します。」

相手の返事の後に、「恐れ入りますが、△△係長はお手隙でいらっしゃいますか?」

このように呼び出せば礼儀に適っています。

先の呼び出しの際の注意点ですが、相手の役職に『さん・様』を付けないようにしましょう。

どうしても様を付けたい時は『係長の△△様』とすると良いでしょう。

また、平の職員の場合はお名前だけなので『さん・様』を忘れないようにしてください。

また、明るい声でテキパキと話すのも大事です。

電話では声が顔になります。

相手に聞き取り難い放し方や小さな声では、それだけで相手に悪い印象を与えてしまいがちです。

比較的に役所の方は棒読み状の話し方をなさる方も多いですが、あなたは心を込めて話すようにおすすめします。

会社の代表でもあるのですから、好印象を与える話し方を心がけましょう。

このように始めの部分をしっかりと行なうことで、実際の要件がスムーズに進むようになりますし、その後のお付き合いも潤滑な形で築き上げていけるでしょう。