社内間・訪問先での内線電話のかけ方・マナー・注意点

社内間での連絡のやり取りやエントランスで担当者を呼び出したい時に使用する、内線電話。

たかが内線電話とは言えビジネスシーンでは社会人としての基本的なマナーが問われるシーンでもありますし、まして取引先で使用するにあたっては自社の社員教育が問われる部分となるため、正しいかけ方を知っておく必要があります。

まず内線電話のかけ方そのものを復習しておきましょう。

まず内線ボタンを押しますが、回線が複数ある場合には空いている（ランプが点灯していない）内線ボタンを選ぶ必要があります。

ボタンを押してから受話器を上げ、呼び出したい相手の内線番号を押すとコール音が鳴ります。

相手が出れば通話が始まり、会話終了後は受話器を置いて通話を切ります。

社内で違う部署の誰かと連絡を取るために社内電話を使用する場合、自分の所属する部署名と名前を名乗ってから話したい相手を呼び出してもらう必要がありますが、この時その相手をどう呼べばよいのか迷ってしまう人が少なくないようです。

日本文化では誰かに身内のことを話すときにはへりくだった表現を用いるのがマナーであるため、社外の人に対しては自社の上司のことも敬称を省いて「部長の○○」などと呼びますが、社内間は身内同士ということになるため、このような話し方はしません。

普段通り、「〇〇部長」「△△さん」などと呼べば良いでしょう。

ただし身内とは言え社会人として正しい丁寧語や尊敬語を使うよう心がけてください。

訪問先の会社のエントランスで担当者を呼び出してもらうために内線電話をかける場合には、失礼に当たらないよう更に注意が必要です。

その日その時間に訪問する約束を取り付けていたとしても、相手が出たならまずハッキリとした声で名乗り、訪問した要件を手短に伝えましょう。

具体的には、
「○○社の□□と申します。いつもお世話になっております。」
と、まず所属している会社名と名前を伝え、初めて話す相手でも「お世話になっております」と言うのがビジネスマナーです。

次いで
「〇〇部の△△様に〇時に伺うとお約束したのですが、いらっしゃいますでしょうか？」
と要件を伝えましょう。

大抵の場合、この時点で「どうぞお入りください」とドアの鍵をアンロックしてくれるはずです。

アンロックの音がしたなら「ありがとうございます。」と一言お礼を言ってから丁寧に受話器を置きましょう。