オフィスで失敗しないための外線電話の取り方のコツとは？

ビジネス電話のマナーの初歩として、外線着信の取り方・受け方があります。

大事な取引先の電話やお問い合わせの電話を受けるのですから、くれぐれも先方に失礼のないようにしなければなりません。

今回は、外線電話の取り方をチェックしておきましょう。

個人的な電話であれば、「もしもし」と言ってから相手の言葉を待つのが日本風の電話マナーです。

昭和の高度成長期あたりでも、ビジネス電話で「もしもし、○○商事です」との電話の取り方が一般的でした。

ですが、現在ではこのような電話の取り方をしている会社などほとんどありません。

外線では、受話器を取った時の第一声に社名を名乗るのがマナーです。

「○○商事、△△でございます」とはっきりした声で話します。

この時ばかりはアナタが会社の顔となりますので、先方に好印象を与えるように気持ちを込めてハキハキと話すのがコツです。

また、内線の時でも「はい、△△です」といって電話に出るのが一般的なビジネスマナーです。

いくら親しい同僚からの内線電話だとしても、そこは職場であることを忘れないようにしましょう。

基本は丁寧な敬語で話すのがマナーになります。

電話を受けている間は、基本的に姿勢を正しましょう。

椅子に座っている場合は、深く座り直して背筋を伸ばします。

脚もぴったりと閉じるくらいの気持ちがあると良いでしょう。

そうすることで電話の話に集中できますし、声も明るくキレイに出せます。

また、相槌も大事です。

適切なタイミングで「はい」とか「わかりました」「承りました」などの丁寧な言葉で答えましょう。

そして電話の要件は聞き逃さないようにしてください。

電話の後で尋ね直すような失礼のないようにしましょう。

そのためには必ずメモを取ります。

そして要件が聞き取り難かった時は、間髪を入れずに聞き返して、正確な情報を受け取る必要があります。

つまり先方の必要をしっかりと満たして、同時に安心してもらえるような受け答えを心がけるのがポイントです。

最後に補足ですが、電話の呼び鈴は3コール以内に必ず取るのがビジネス電話の正しい取り方です。

例え大事な仕事を行なっている最中でも、そこは一旦手を停めて、素早く電話に出るように努力しましょう。

先方が待たされていると不快に思われない対応も、仕事関係を円滑に保つコツになります。

また、このような電話応対がスムーズにこなせるなら、それはアナタの評価にもつながるでしょう。