直通番号と代表番号・内線・ダイヤルインの違いとは？

ビジネスで名刺交換をした時に、相手の名刺に「代表番号」や「内線」、「直通電話」、「ダイヤルイン」などと表記されていることがあります。

これらの意味や違いが分からないと、いざ電話をかけようという時にどれにかけたら良いのか分かりませんし、その企業のどこかに繋がるのは確かだとしても、どの部署の誰に繋がるか予想できないため戸惑ってしまいます。

そこでここでは、代表番号と直通電話、内線、ダイヤルインの違いについてご説明します。

代表番号とは

「代表番号」とは、会社にある複数の回線を1つの番号にまとめた「親番号」のようなもので、例えばある会社が「00-000-0000」「00-0000-1111」「00-0000-2222」という3つの番号を持っている場合に、この3つのうちの親番号を「00-0000-0000」と設定しておけば、「00-0000-0000」にかかってきた電話を「00-0000-1111」の番号を持つ電話機からでも「00-0000-2222」の番号を持つ電話機からでも受けることができるようになります。

かける側からすれば、その会社のどの部署の誰が応対するか分からないということになりますが、大抵の場合オペレーターや総務部が代表して応対し、話したい相手の内線につないでくれます。

また、代表番号の後に「（内線）000」とある場合には、代表番号に続いてその内線番号を押せば直接該当する部署に電話がかかるようになっているはずです。

また、逆に会社から「00-0000-1111」や「00-0000-2222」の電話機で電話をかけた場合でも、相手の端末機の表示画面には親番号、つまり「00-0000-0000」が表示されるようになっています。

直通番号とは

一方直通番号とは、その名の通り直接目的の部署や人に繋がる番号のことで、オペレーターなどを通さずに直接該当する内線番号を呼び出すことができます。

これは「ダイヤルイン」とも呼ばれており、つまり「直通番号」と「ダイヤルイン」とに違いはありません。

あらかじめ通信会社のオプション契約としてダイヤルイン契約しておけば、外線で電話がかかってきたときに交換機がその番号に対応する内線番号を調べて自動的に接続する仕組みになっています。

ダイヤルインは1回線に複数の電話番号を振り分けることのできるサービスなので、各部署にそれぞれ専用の電話回線を引くよりずっとコストを抑えることができ、かつ一々オペレーターなどに取り次いでもらう必要もなく直接話したい相手や部署に電話をかけられるというメリットがあります。