企業内での内線番号表の利用は個人情報保護法に抵触するのでしょうか？

■社内の電話番号一覧表に関する疑問の声
個人情報保護法が制定されて以来、各企業では個人情報の扱い方に対してとても慎重となっています。

そこで、一つ疑問になるのが社員連絡名簿や内線番号表です。

社員の多くに会社用の携帯電話を持たせている企業では、連絡簿としてよく電話番号の一覧表を用意してあります。

また規模の大きなオフィスでも、内線番号を一覧表にして受付や各部署に掲示させているものです。

この電話表が個人情報保護法に抵触するのではないかという疑問があちこちで聞かれます。

この点に関しての法的解釈をしっかりと押さえておく必要があるでしょう。

根本的に、社内で作成された連絡名簿は個人情報としてしっかりと保護されなければいけません。

これは会社側から携帯用として持たされている電話や通信端末だとしても、その詳細情報はしっかりと保護されるべきであると個人情報保護法では定められてきました。

そして、この中に内線番号一覧表も含まれるのは確かです。

その会社の役職と個人名が明記されている訳ですから、基本的には個人情報の扱いとなり、企業側は安全管理措置義務を果たさなければなりません。

とは言え、実際の業務を遂行していく上で、内線番号表なり社用の連絡簿は必要であることには変わりません。

そこで一般的に法解釈として、内線表とか営業担当の社員へ持たせている携帯電話の番号などの一覧表を公務情報として判断するケースがよく見られます。

実は、この問題点を巡っては、これまで各現場からいろいろと不満の声が上がっていました。

行政もその声を拾い上げ、平成29年5月30日に過剰反応のおき難いような改正措置を講じています。

利用上で個人の権利や利益を阻害しないレベルとして、販売目的で造られた電話帳や名簿に関しては個人情報保護法の適応から除外される項目が加えられています。

ただし、不特定多数へ販売目的で造られた法的な規定を順守しているモノということで、社内の内線番号表はこの中には含まれてはいません。

つまり、今でもそれらの取り扱いは各会社の判断に任されているのが現状です。

ですが、連絡簿に社員名をフルネームにしないなどで、個人情報レベルを低下させれば問題がないとの判断が専らです。

ただし、個人の名前と役職、それから番号がセットで記されている表である以上、第三者に悪用されることのないようにしっかりと使用ルールを整え、情報の漏えいには気を配っていくことが大事になってきます。