直通電話や内線で担当者を呼び出したい！その方法と注意点

ビジネスにおいては、取引先の担当者に電話連絡をしなければならないことも多いでしょう。

とは言え取引先の代表番号にかけたからと言って必ずしも目当ての担当者が対応してくれるわけではなく、むしろ他の社員が電話に出ることの方が多いはず。

ここでは取引先の担当者と電話連絡をする3つの方法とそれぞれの注意点を挙げてみたいと思います。

昔からある最もオーソドックスな方法が、前述の方法、つまり取引先の代表番号にかけて誰かに内線で担当者を呼び出してもらうという方法です。

受付のオペレーターを設置しているところであればオペレーターが、設置していないところであれば恐らく総務課の誰かが電話に出てくれますから、社名と名前を名乗って担当者を呼び出してもらいたい旨を伝えましょう。

担当者が出たなら、もう一度社名と名前を名乗り、何の要件で電話したのかを簡潔に伝えます。

長くなりそうなら「今〇分ほどよろしいでしょうか。」と断りを入れてから本題に入りましょう。

ビジネスでは固定電話で連絡を取るのが基本ですが、名刺に携帯電話の番号も記載されているならオフィシャルな番号ということなのでかけてもよいという意味です。

しかし、これは最終手段にし、まずは固定電話を使用しましょう。

固定電話ではつかまらず、かつ締切など期限が迫っている要件であったり今すぐ伝えなければならないことや教えて欲しいことがある場合などは、携帯電話にかけてみることができます。

しかし、それでもよほどの理由がない限り、勤務時間外にかけることは控えましょう。

携帯電話で相手に繋がったなら、社名と名前を名乗り、「〇〇様の携帯でお間違いないでしょうか」と確認します。

本来固定電話にかけるべきところを携帯にかけているので、「携帯電話にかけてしまい、申し訳ございません」と一言添えましょう。

また相手がどこで何をしている時にかけたのか分かりませんから、「今お話しして差支えないでしょうか」と伺ってください。

後は通常の電話マナーに則って話します。

携帯電話以外に担当者へ直通電話をかける方法として、その会社が追加ダイヤルインを導入しているのであればそれを利用するという方法もあります。

「追加ダイヤルイン」は1回線に複数の電話番号を対応させることのできるシステムで、下4桁の番号がそれぞれの内線番号を呼び出す「コード」になっています。

これを利用すれば固定電話で連絡できますし、しかも本人に直通ですから2回も名乗ったり要件を言ったりする手間を省くことができます。