内線電話の正しい出方・基本マナー

社会人になって間もないころに一番緊張するのが、電話応対かもしれません。

外線は勿論のこと、例え内線であっても社会人として正しいビジネスマナーに則った対応をしたいものです。

内線電話は通常社内間での連絡のやり取りに使用されるものですが、エントランスを無人受付にしているオフィスであれば、外部からやってきた訪問者がエントランスに設置してある内線電話を使用してかけてくることもあります。

社内間であれ訪問者からであれ、電話を受ける際の共通のマナーは、3コール以内に取るということです。

なかなか電話に出ないと相手をイライラさせてしまうだけでなく、コール音が周囲の同僚にもストレスを与えてしまいます。

どうしても3コール以内に取れなかったときは、まず「大変お待たせいたしました。」と言ってから部署名を名乗りましょう。

また、ビジネス電話では「もしもし」という出方はNG。

「はい、〇〇社△△課でございます。」とハッキリかつ丁寧な口調で応対しましょう。

外部からの訪問者の場合であれば、相手が名乗った後「いつもお世話になっております」と言い添えるのがマナーです。

挨拶や自己紹介の後、電話の相手は取り次いでほしい相手の名前を言いますから、要はその相手に取り次いであげれば役目を果たしたことになるのですが、この時取り次ぎ相手をどう呼ぶかにも注意が必要です。

外部からの訪問者に対しては、上司であっても身内なので「〇〇ですね。少々お待ちください。」と呼び捨てにしますが、同じ社員に対してなら「〇〇部長ですね。」と通常通りの呼び方をするのが基本です。

しかし例えば電話をかけてきた相手が自社の社長で、取り次ぐ相手が部長であれば、社長から見て部長は立場が下になるため、「〇〇ですね。」と呼んでも構いません。

さて、時折直面するのが、隣のデスクの社員が席を外している時にそのデスクの内線電話が鳴る、と言うシーン。

要するに他人の電話が鳴っているという状況ですから、果たして出ていいものなのか、また出るとしたらどう応対すればよいのか悩んでしまうところです。

この場合、かけてきた相手は例え目当ての人が席を外していたとしても誰かに伝言を託したいと思っていたりいつ戻るか知りたいと思っているかもしれないため、代わって出てあげる方が親切でしょう。

その際、自分の名前ではなく部署名を名乗ります。

相手が「〇〇さんは？」と聞いてきますから、「〇〇は今席を外しております。よろしければ私がご用件を伺いましょうか。」と答えると良いでしょう。