バイトの方でも身に着けておきたい内線番号のかけ方のマナー・注意点とは？

ちょっとした大規模な会社にバイト採用された場合でも、ぜひ知っておいてほしいのが内線番号のかけ方や取次時の応対マナーです。

普段は殆どビジネス上で電話のやり取りをした事のないバイトの方の場合、急に内線電話を取り次ぐ場面に慌てふためいてしまいがちです。

今回は、内線番号のかけ方や取次マナーを紹介します。

内線電話のかけ方で注意すべきポイント!

バイトの方でも取引先へ電話をする機会はあります。

ですが、前もって正しい内線電話のかけ方を知っておかないと、先方に無礼を働いてしまうかもしれません。

そこで、基本的なかけ方は次の通りです。
・窓口の社員の方に社名と自分の名前を告げる
・連絡を取りたい方の部署とお名前を告げ、電話をした要件を端的に話す
・もし内線番号が分かれば、それも伝えると受けた相手にとってわかりやすい
・相手からの言葉には必ず相槌を打つ
・つないでもらうまでは無言でじっと待つ
・内線が繋がり、相手が名乗るのを待ってから、もう一度会社名と名前を述べ、要件をしっかりと伝える

これが取引先等へ電話を掛ける時の基本的なマナーになります。

ごく当たり前なやりとりですが、落ち着いてハキハキと話すのがコツです。

もちろん、正しい敬語で話すようにしましょう。

内線電話の受け方のマナー・注意点とは!

オフィスで作業をしていて、ふと電話が鳴って受話器を取ったとします。

この時先方に失礼のないように、同部署の方へ取り次ぎする時のマナー・注意点を押さえておきましょう。

セオリーは次の通りです。
・受話器を取って、『お待たせいたしました。株式会社〇〇でございます。』
・先方が『△△商事の○○と申します』と言ったら、『いつもお世話になっております』とあいさつを挟むのを忘れないようにしましょう。
・先方が、『こちらこそお世話になっております。営業部の○○部長はいらっしゃいますでしょうか?』との問に、『○○でございますね。少々お待ちください』

ここで電話を保留にします。

ここまでのやり取りはマニュアル通りですので、スムーズに話せるように身に着けておいてください。

なお、自社の上司には『さん』とか『様』は付けないように注意しましょう。

電話を保留している間に、○○部長に取次の是非を確認して『済みません、お待たせいたしました。どうぞお話し下さい』と言って内線番号をプッシュします。

最近のビジネスフォンの内線番号はインデックスが非常に分かり易くなっていますから、つなぎ先を探してあたふたする心配がありません。

ポイントはやり取りの言葉を的確にしておく事です。

焦らず、自信を持って応対できるように普段から練習しておくようにおすすめします。