ビジネスフォンにおけるダイヤルインのメリットとデメリットには何があるのか

一般家庭ならともかく、企業などの組織では複数の電話回線が必要になる場合があります。

そこでビジネスフォンの導入をする際に活用したいのが、ダイヤルイン方式です。

ただし、この方法は多くのメリットだけでなく、デメリットになり得る部分もあるので、しっかりとその特徴を把握してから検討するようにしましょう。

ダイヤルインについて簡単に説明すると、1つの電話回線で複数の電話番号を使えるようにする方式です。

わかりやすい例としては、コールセンターがあります。

数台どころか数百、数千台の電話を運用する場合、膨大なコストが発生します。

しかし、ダイヤルインにすることで、1つの代表番号に複数の電話番号を統合して発着信できるようにすれば、大幅なコストダウンができます。

ダイヤルインを活用する最大のメリットは、回線数を減らせることです。

回線数を減らせればそれだけコストを抑えることにも繋がるので、多くの電話機が必要な現場においては必須とも言える契約形態になります。

それぞれの電話会社によって追加番号の料金は異なるので、しっかり比較して決めるようにしましょう。

複数の電話番号を代表番号に統合しているので、それぞれのデスクを簡単に指定できるようになります。

そうすることで、取り次ぎの回数を減らして時間的なコストの削減にも繋がるのです。

この方式は大量の電話機が前提となっているので、契約した回線数に対して稼働している電話機や回線が少ないと損をしてしまうのは、代表的なデメリットです。

そのようなデメリットを避けるために、契約回線数とビジネスフォンの稼働率をチェックして、最適な状態を維持できるようにしましょう。

繁忙期には多くの入電があるからとそれに合わせて契約をしても、平時にその大半が使われない状態だと、無駄な出費になってしまいます。

そうならないように、余裕を持たせつつ無駄を出さない運用が前提になります。

他にも、市内局番と電話回線を統一する必要はありますが、電話会社によってその縛りがない場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

上手く環境に合わせた契約ができれば、ダイヤルインは大幅なコストダウンや業務の効率化といった結果に繋がります。

しかし、上手くかみ合わなければ、無駄にコストを使うだけになるので気をつけてください。

デメリットを理解して、メリットを最大限得られるようにしましょう。