内線電話ビジネスマナー・折り返し電話の伝え方

殆どの場合内線電話でも外線と繋ぐことができるため、社外の人から取次の電話がかかってくることもよくあります。

相手が連絡を取りたがっている社員がすぐに応対できる状態であれば「〇〇でございますね。少々お待ちくださいませ。」と言って内線に繋げば良いだけなのですが、難しいのは担当社員がすぐに応対できないとき。

「今出られないんです。」ということをビジネスマナーに則ってどのように言えば良いのでしょうか。

取り次ぎ電話で「少々お待ちください」と言って保留ボタンを押し相手を待たせて良いのは、担当者が30秒以内に内線電話に出られる場合です。

それ以上長くなるようなら担当者がすぐに対応できない旨を伝え、折り返し電話することを伝えましょう。

例えば5～10分で担当者に取り次ぐことができそうな場合、「申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。すぐに戻りますので折り返しご連絡いたしましょうか。」と言います。

10分以上戻れないようなら「すぐに」という表現は使わず何時ごろに戻るかを伝えましょう。

例えば「申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。
15時頃には戻る予定ですので、戻り次第こちらからご連絡いたしましょうか。」と言うことができます。

一方、担当者が外出している場合には、外出中であることと戻る時間を伝えます。
「申し訳ございません。○○はただいま外出しております。15時には戻る予定ですので、戻りましたらご連絡さしあげましょうか。」と言えるでしょう。

もし戻る時間が分からないなら「戻り次第こちらからご連絡させていただきます。」と言います。

もしその日はもう戻らないことが分かっているなら、「○○はただいま外出しております。本日は戻らない予定でございます。明日のご連絡でもよろしいでしょうか。」と言うことができるでしょう。

例えば急ぎの用事があって折り返し電話を待っていられない場合、「急ぎなので何とか今連絡を取れないか」と食い下がってくることもあります。

このような場合、担当者と連絡が取れるのであれば「かしこまりました。それでは○○に確認いたしますので、ご用件をお聞かせ願えませんか」と言い、相手の言う要件を復唱してから「かしこまりました。それでは確認してまいりますので少々お待ちください」と言いましょう。

あるいは相手が折り返し電話を遠慮して「いえ、こちらからもう一度あらためてご連絡します」と言う場合もあります。

そのような時には、「恐れ入ります。それでは〇〇が戻りましたら△△様よりお電話があったと伝えておきます。」と言うと良いでしょう。