内線番号の調べ方と調べる手間を省く方法
同じ専用線で繋がっている電話機であれば、公衆電話網を介さずに通話ができる内線電話。
とは言え企業規模が大きければ大きいほど内線電話の数も増え、特定の部署や個人に電話をかけたい場合にまずはその内線番号を調べる必要が出てきます。
内線番号の調べ方
社内のだれか個人と連絡を取りたい場合の番号の調べ方としては、社員管理システムから個人の携帯番号を調べて電話するというのが最も一般的な方法でしょう。
また普段からよく連絡を取り合う必要のある相手であれば、そもそも自分の携帯に番号を登録しているのでそれほど手間ではありません。
一方、あまり連絡を取り合わない相手や初対面の相手であれば、個人の携帯に直接電話をかけるのも気が引けるため、内線を使ってワンクッション置くことが多いのではないでしょうか。
そのような場合に内線電話の設置数が多い会社だと、まずは該当する番号を調べる必要が出てきます。
この場合の調べ方としては、一般的には社内のイントラネットを調べるか、もっとアナログな会社なら紙ベースで保管されているものを調べることになりますが、この作業が意外に面倒。
スポンサーリンク更にリストの中からかけたい部署の番号を見つけ出すのにも時間がかかってしまう、ということもあります。
特に急ぎの時はこれらの作業にイライラしてしまいますし、お客様からの電話を受けて取り次ぐべき相手の内線を探す場合などは、その間お客様も待たせてしまうことになるため余計に焦ってしまいます。
内線番号のデメリットを解消する方法
このように、膨大な数の内線番号リストの中から該当する番号を見つけ出すという方法は手間も時間もかかってしまうため、このデメリットを解消する工夫をしている企業もあります。
例えば電話機のボタンに振られているカナやアルファベットを利用して、「田中」なら「4(た)5(な)2(か)」としたり、「佐藤」なら数字の語呂合わせで「3(さ)10(とう)」としたりすることで、番号を覚えやすくし調べる手間を省くといった方法です。
あるいは各社員が使用するパソコンに内線検索アプリを搭載したり、そもそも内線電話ではなくパソコン上で電話やテレビ電話を使用できるアプリをインストールし、各社員にアカウントを配って自由に連絡のやり取りができるようにしている企業もあります。
ただし注意点として、このようなアプリはあくまでパソコンを介した通話となるため、お客様が社内の誰かに取り次いでくれるよう依頼された場合には使用できません。
外部からの訪問者との取り次ぎ用としては、やはり内線電話の設置が必要になります。
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