オフィスに外線着信で迷惑電話が掛かってきた！おすすめの対策とは？

■迷惑電話が多い理由が何かを確かめる!
オフィスの外線着信の中で、迷惑電話が多い業種はけっこうあります。

通販系の受注窓口や各社のクレーム対応窓口、営業部の代表電話や役所の受付電話などがそうです。

この手の電話の厄介な点は、業務の忙しい時でも勝手に掛かってくることです。

その大半は、他の業者からの営業電話や単に間違え電話だったりします。

あるいは、からかい半分の問い合わせ電話もあります。

また会社に対するクレームや被害の訴え、時には女性社員へのセクハラ電話だったり、特定の社員への不満や怒りをぶちまけることもあるでしょう。

そのような外線着信に悩まされている職場であれば、なんとか上手く対応して改善したいことでしょう。

そのためには、まずその原因を知ることが大事です。

ここ1～20年あまり、様々なオフィスで迷惑電話が増加していると言います。

それはスマホやタブレット端末の爆発的な普及があります。

四六時中ネット検索ができるようになり、アナタ方の会社の電話番号が簡単に入手できるようになったことがあります。

このおかげで営業電話やクレーム電話がかけやすい環境が生れています。

またSNSの情報網の発達で、良しにつけ悪しきにつけ、会社の口コミや噂話が広まり易くなったこともあるでしょう。

いたずら電話や嫌がらせ電話をした結果が、面白おかしくチャット上で話題になることも珍しくありません。

そこで迷惑電話の内容を統計立てて、その原因を知っておくのは得策でしょう。

特にクレーム電話は事業改善のヒントですし、営業電話がたくさん来るということは知名度がアップしている証拠でもあります。

実際にそのような電話で業務を妨害されてしまうのは問題です。

そこで、迷惑電話への対処法はいくつかあります。

最も手軽で効果的なのが、頻繁に掛けてくる外線着信の電話番号に着信拒否を設定することです。

ビジネスフォンにはその機能があり、設定もそれ程難しくありません。

あるいは迷惑電話と判断される番号を社内で共有し、社員全員で有効な対応を取ることもできます。

ポイントは、始めに電話の要件を伺って、迷惑電話の場合は用意されたマニュアルで手短に切るようにするのです。

また、最近は迷惑電話回避の専用システムがあります。

AIによるデータ収集・分析能力で、自動で着信拒否にする機能などが有効視されています。

このように具体的な対策を社内で構築することで、大事な仕事の時間を無駄にしない対策が可能になります。