ビジネスオフィスの内線番号は採番ルールを作って3桁以上で設定しましょう！

アナタの会社ではビジネスフォンを効果的に利用できていますか?

特に内線機能を上手に使いこなしているかどうかは重要ポイントです。

フロアをいくつも重ねている大きな会社オフィスの場合は、内線を自在に使いこなす事で業務効率がかなりアップするものです。

内線をしっかり使いこなすには、まず内線番号の採番を明確にすることが第一となります。

そこで、今回は分かりやすく内線番号を採番するノウハウを紹介します。

多数の社員が勤務していて、部署もそれなりにいろいろと分かれている会社では内線電話が絶対に欠かせませんが、大量に内線本数を抱えている場合に内線番号の割り当てで悩んでしまうことがあるでしょう。

社内間での電話連絡の場合でも、各電話機に内線表を置いて、それを見て番号を確認する訳ですが、インデックスが見やすくないと番号確認をするだけでもイライラしてしまうかもしれません。

そこで内線番号は、会社の規模によって3桁～5桁の数字を使ってツリー状に分岐させると分かりやすくなります。

ツリー状とは解説本などの目次・インデックスの様に、全ての番号に関連性と意味が付け加えられている状態です。

頭の数字が1番台は緊急用とか、3番台は製造部などと採番して、2番目以降の数字で課や係りなどを分岐させて3桁の番号を付ける方法です。

内線番号をボードに書き出した時に、中心の幹から枝分かれした図を描くように番号を付けるのがポイントになります。

どのビジネスオフィスでも利用されている採番ルールがあります。

もっともオーソドックスな例を紹介しておきましょう。

例えば3桁の番号を設定するとして、
・社長は101番
・製造部は200番台
・営業部は300番台
・総務部は400番台

このような感じで部署ごとに頭の数字を振り分けておくと良いでしょう。

ポイントは次の2つ。
・インデックスが論理的ですぐに探している番号が見つけられること
・追加や変更をする場合に採番が簡単であること

ここにフロアを表示するのも良いでしょう。

番号を4桁にして1階は1,2階は2を頭に持ってきます。

9回の社長室は9101番といった感じです。

その他にも内線番号を社員番号にして管理する方法もあります。

これならば分岐の面倒はありませんし、社員の移動も問題ありません。

最近はフリーアドレスにしている会社もありますから、部署や座席ではなく社員に番号を振るという方法もメリットがるでしょう。