レポートや履歴書の備考欄には何を書くのが正しい？

レポートや履歴書などの書類において、文面の最後の方に備考を書くことがあります。

市販の履歴書であれば、最初から「備考欄」が印刷されているタイプのものを見たことがあるのではないでしょうか。

ただ、ここで問題なのが、備考として何を書くのかです。

レポートにおける備考の意味、また、履歴書の備考欄に記入すべき事柄や記入しない方がよい事柄など、備考について気になることは多々あります。

備考欄に何を書くかを考えるより先に、備考という言葉の意味を再確認しておきましょう。

備考とは、「予備」や「備蓄」、「備品」などにも使われる「あらかじめそなえる」という意味の「備」と、「かんがえる」や「調べる」といった意味のある「考」からなる熟語です。

「考」に関しては、ここでは「かんがえる」よりも「調べる」の意味で用いられているので、つまり、「備考」とした時には、「調べるべきことをあらかじめ、そなえておく」といった意味になるでしょうか。

要は、「後から必要になることについて事前に準備しておく」、「質問されるかもしれないことについて先に回答を与えておく」というのが「備考」です。

備考はおもに文章語として使用されます。

皆無とは言えなくても、話し言葉で使われることはほとんどないでしょう。

レポートや履歴書の備考欄には、本文中に記すことではないけれど、本文の補足のために説明事項やデータなどを付記しておきたい場合に書かれます。

先ほども述べたように、備考とは、本文を補足するために参考までに付記しておくべきことですから、レポートの場合、本文中に掲載した表や図の読み方、凡例などを備考として記入することがあります。

ただ、学校の課題でレポートを書く場合など、指定のレポート用紙にあらかじめ「備考欄」が設けられていることもあります。

そういう場合、教師が採点や講評を記入するために設けられた欄の可能性も高いです。

レポートの書き方に特に指示がない場合は、学生が何を書くか考える必要はないでしょう。

事前に学生が何を書くかを指定されている場合は、それに従ってください。

とはいえ、レポートの場合、備考に何を書くかで評価が変わるわけではありません。

補足として記しておかなければならないことを書くための欄であり、書くことがないならばあえて備考を書く必要はありません。

レポートと違って、履歴書の備考欄には何を書くべきかがだいたい決まっています。

一般的には、入社希望日や希望の勤務シフト、勤務できない日などの要望を記入する欄です。

持病がある場合は、万一のためにそれも記入しておいた方がよいでしょう。

ただし、給与の希望額など待遇に関することは控えた方がよいでしょう。

働くうえでの重要条件を記入する欄なので、履歴書に「○万円以上希望」などと書くと厚かましいと捉えられかねません。

ただ、何を書くがわからないからといって、備考欄を空白のまま提出するのもあまりおすすめできません。

空白の多い履歴書は、一目見た時に意欲のなさを感じさせるからです。

特記すべきことがないとしても、「特にありません」や「貴社の規定に従います」などと書いておいた方がよいでしょう。

なお、履歴書によっては、備考欄ではなく特記事項欄や本人希望欄となっていることもあります。

これらも、名前はどうあれ何を書くかは備考欄と同じです。

書くことはないが「特になし」は避けたいという場合、最初からこうした欄のない履歴書を探すのも一つの手です。

履歴書の仕様はメーカーや商品によってさまざまですので、自分の書きやすい形式のものを探してみましょう。