返送をお願いするときの送付状の書き方は？お客様控えを保管してほしいときの言い方も

お客様との契約の際などに交わされる契約書は、企業用とお客様控えのそれぞれが1部ずつ書類を保管しておくようになっています。

書面でのやり取りの場合、複写仕様の契約書などを先に送り、記入してもらって控えではない方を返送してもらうようお願いする場合があります。

その時に添える送付状の書き方やマナーを知ることは大切です。

また、お客様控えを保管してほしいという主旨を伝える時や返信をお願いする際、適切な言葉遣いの文章で書かないと失礼にあたります。

相手に返信してもらう前提のものであるため、スムーズに返信してもらえるよう工夫や気遣いをしなければなりません。

返信封筒を同封する際、宛先をあらかじめ記し、必要な分の切手を貼っておき、封筒に入れたらすぐに発送できるようにしておきます。

こちらがお客様に対して返信をお願いする立場であるため、封筒や切手の準備を相手にさせることは大変失礼です。

ビジネス上での書類のやり取りでは、お願いする側が費用や手間を負担するのが一般的です。

基本的には複写仕様か2枚の同じ書類を送り、お客様控えを手元に残してもう片方を返送してもらうパターンが多いです。

契約書が複数枚あったりわかりにくいものだったりすると、送付状が重要な役割を果たします。

送付状には何が何枚入っていて、誰が何をすればいいのか、そして返送が必要な場合どれを返送すればいいか、などをまとめて書きます。

送付状自体は他の場面で使う送付状と同じような書き方ですが、本文の下に、送付した書類と部数を箇条書きのようにして明確にしておきます。

また、返送をお願いする際は、「何を何部ご返送くださいますようお願い申し上げます」と書けば問題ありません。

ただ、「ご送付してください」は二重敬語となるため正しくありません。

「ご返送いただけますでしょうか」と「ご返送くださいますようお願い申し上げます」はどちらでも差し支えありません。

お客様控えを保管してほしい場合、そのことをきちんと送付状に記載する必要があります。

例えば、「保管くださいますようお願い致します」と書くことは間違っていませんが、「どうか」「何卒」などを添えると更に丁寧な文章になります。

ただし、「保管していただけますでしょうか」という疑問形で文章を終えることは失礼にあたるためビジネス文書では書かないのがマナーです。