来客者へのネームプレートにおけるビジネスマナーと注意点

社会人には様々なビジネスマナーがあります。

特に気を使うのは他社の人間と一堂に会する場におけるマナーです。

ここで誤った事をしてしまうと単に自分だけの恥ではなく、自分の所属する会社にも印象が響いてしまいます。

そうした外部からの来客時、そのお客様に見学者としてのネームプレートをお渡しする事があります。

このネームプレート作成自体は来客日に渡せるように用意しておくものですが、実はこうしたネームプレートには「このようにするもの」という明確なルールがありません。

元々その会社で使われているものが無ければ、来客に関する事務を担当する人、その人自身が作成しなければなりません。

ビジネスマナーから逸脱しないネームプレートの書き方とは、一体どのようなものなのでしょうか。

来客者にネームプレートを渡すのは、その人が「社内に居る事を許可された人間であること」を示すと同時に、その人が「社内の人間ではないこと」を示す目的があります。

自社の人間だと勘違いされ、自社の人間に向けるような気安い、無礼な態度を取ってしまわないように充分気をつけなければなりません。

ビジネスマナー上、社外の人には敬意を払わなければ失礼にあたってしまいます。

その為に必要な情報が、来客する方の「会社名・部署名」と「敬称」です。

「〇〇株式・有限会社」と表記した後、そのお客様の部署名、役職名があれば続けて表記しましょう。

そしてそのお客様の氏名の後、最後には「様」と敬称をつけて締めくくります。

本来ならば役職名、それ自体にも敬称が含まれるものですが、例えば役職のある方、無い方が同時に訪れた際に、一方は「〇〇部長」でもう一方が「□□様」では表記上のブレが生じます。

先に役職名を「〇〇会社　部長」と表記することで、名前の後ろにつける敬称が統一されます。

ネームプレート作成においては、いくつもの「社外の名前」を記入する事となり、訪れる人数が多いほど入力数も増えていきます。

この時起きてしまいがちなヒューマンエラーが「名前の記入ミス」です。

社外のお客様に対してあるべきではないミスの筆頭ですが、「渡辺・渡部・渡邉」といった同音漢字の表記違いや、ヶ・ヵの表記違いなど、思わぬ思い込みから名前を間違えてしまう事があります。

最終的な印刷まで相手の名刺、企業ホームページを何度も見て、入力ミスが無いか入念な確認を行いましょう。