顧客や取引先に在庫なしを伝える適切な敬語表現とは？

商品の在庫管理は徹底するに越したことがありませんが、ときに注文数が予想を上回り、入庫が間に合わずに在庫なしの状況になってしまうことがあります。

その状態で購入の注文が入った場合、接客においては『在庫なし』の状況を適切に説明する必要が出てくるでしょう。

さて、この在庫切れの際の接客で、正しい敬語表現を知っておくのは大事なことでしょう。

販売の接客では、基本的に絶えず商品の在庫状況を確認しながら、注文を受けた時点で適切な対応を取るのがビジネスマナーです。

ただし、多数の商品を取り扱っている量販店などは商品全体の在庫把握は困難ですし、テレビショッピングのように一度に大量の注文が殺到する現場でも在庫把握は難しいでしょう。

そのような場合では、注文を受けた時点で在庫確認をします。

それで在庫切れの状況であれば、在庫なしの状況をお伝えし、その理由や対処についても補足説明すると良いでしょう。

在庫なしの状況を伝える敬語表現として適切な言葉は、『在庫が切れております』です。

取引会社へお伝えするメール文なら、次のような文章が適切かもしれません。

〇ご注文いただきました（商品名）ですが、誠に申し訳ございません。
ただいま在庫を切らしております。

このように、自社の在庫管理の不備を詫びることが望ましいでしょう。

仮に突発的な発注件数の増加で在庫確保が間に合っていない状況でも、入荷先の事情で在庫が足りなくなったとしても、顧客のニーズに答えられなかったことを詫びる敬語表現で対応するのが良いでしょう。

この際に、『在庫なし』を『在庫を切らしております』と敬語表現します。

また確認して在庫なしを知ったという意味では『在庫が切れておりました』としても良いでしょう。

ネット通販の電話注文の場合は、『誠に恐縮ですが、こちらの商品は注文が集中したため在庫を切らしております』ということができます。

なお、どちらのケースでも

『・・日に入荷予定です。それまでお待ちいただけますでしょうか』・『次の入荷が決まり次第、ご連絡差し上げます』

などと付け加えておくのも忘れないようにしましょう。

顧客や取引先への謝罪においては、何よりも誠意をもって対応することが大事です。

ですから、責任回避をしたり無用な言い訳をして、相手の気分を害するような真似はしない方が良いでしょう。

在庫切れの原因がこちらにない場合でも、正確な現状把握と今後のフォロー方法をもって、相手に正確な事情説明を行い、心から謝罪することが肝心です。

その際の敬語表現もビジネスマナーに合ったものに整えておくようにおすすめします。