料金不足の郵便物はどうなるの？覚えておきたい対処法とは？参考にできるお詫び文書の例文

毎日、郵便物を受け取る、もしくは郵送するという人は少なくないでしょう。

特にビジネスでは、取引先に書類を送ったり返送してもらったりと、仕事を行う上で欠かせない物といえます。

そこで起こり得るのが、郵便物の料金不足です。

必要以上の切手を貼ってしまった場合は、切手分損してしまうだけですが、料金が不足している場合は、郵便物が無事に届くのか心配に感じるものです。

料金不足で送ってしまった場合の郵便物の行方と、お詫び文書の作成の仕方について把握しておきましょう。

料金不足で送ってしまった文書はどうなるの？

料金不足で出された文書は、差出人に返送される場合と、宛先に届けられ、不足料金が受取人に請求される場合とあります。

どちらになるかは、配達区域内で郵便物が出されたかどうかで変わってきます。

差出人が自宅や会社の近くの郵便ポストや郵便局から差し出した場合は、配達区域内からになるため、料金不足の文書は返送されます。

返送される郵便物は、消印が押されずに返送されるため、不足している分の切手を貼ったら再度、郵便局かポストに投函できます。

配達区域外から郵便物が出され、返送されずに宛先に届けられた場合は、不足料金が受取人に請求されます。

受取人が料金の支払いを拒否する場合は、差出人へ郵便物が返送されます。

その場合は、消印がすでに押されているため、切手の再利用は不可となります。

送った文書が料金不足だった場合。お詫びメールの例文

発送した文書の料金不足により、宛先である取引先や関係企業に、不足分の請求があったと把握したなら、すぐにお詫びの連絡を入れます。

そして、支払った料金をすぐに支払うこと、また支払いの具体的な日時について伝えましょう。

お詫びメールの例文は以下の通りです。

このたびは○○で大変、お世話になりました。■■株式会社の●●です。
▲月▲日に送付いたしました文書について、切手不足により不足料金を貴社に請求させてしまい、ご迷惑をおかけしましたことを申し訳なく思っております。
お支払い頂いた切手の不足料金は、次回打ち合わせを予定している▲月▲日に、お返しいたします。
ご了承いただけましたら幸いです。
今後は、二度とこのような事態が無いよう、チェック体制を強化し、同じミスをしないよう十分に注意してまいります。
大変恐縮ですが、メールにてお詫び申しあげます。

取引先に不足金額をお返しする際は、封筒に不足金額を入れ、お詫びの気持ちを表す菓子折りなどと一緒に渡すとスムーズです。

郵便物の料金不足を避けるためには、局員による確認がある郵便局で出すのがおすすめです。