社長から退任の挨拶状が届いたら、返信の内容はどう書くべき？

自社の社長から、または他社の社長から挨拶状が届いた場合、どうすれば良いのでしょうか。

メールで届いた場合は「メールでするべき？」、手紙で届いた場合は「手紙でするべき？」と迷われることでしょう。

自社の社長や他社の社長が退任するときに挨拶状がメールで届いた場合、基本的には返信するのがマナーです。

しかし、中には顔や名前を知らない方もいるでしょう。

関係先が多くある大企業の場合はそういうケースも多々あります。

個別にメールが届いたなら、一斉送信のメールでも挨拶文のお礼を返すのが無難でしょう。

これからのお付き合いもあるからです。

ただ、自分宛ではなく部署名で、他社からメールが送られてきた場合は、基本的に返信はいりません。

今度も取引がありそうな、相手先とつながりがある際はお礼を返しておいた方が良いでしょう。

退任の挨拶メールが届いた場合、いつ返信のメールを送るべきか迷いますよね。

基本的に退任の案内メールが届いた日に返信するのがマナーです。

社内の場合は退任する日にメールが届くことが多いために、その日のうちに返しましょう。

挨拶回りや引継ぎなどと忙しくされている可能性が高いため、メールが遅くなればなるほど、返信メールを読まれなくなります。

せっかく丁寧に書いた挨拶状が読まれないと寂しいので、早めに送りましょう。

また社外の方からのメールは割と余裕を持って送られてくる場合が多いです。

しかし、こちらも挨拶回りなどで忙しくしている可能性があるため、メールが届いたらすぐに返信しておくのがマナーです。

遅くなると相手の負担が増えるため、早めに送りましょう。

社長から挨拶状が届いたのですから、きちんとした敬語を使い敬意を表した文章を書いた方が良いです。

メールで送る場合は件名を書く必要があります。

挨拶メールの件名には「退任のご挨拶」や「退任のお知らせ」などが書かれるのがベターです。

返信の場合は、変に凝った件名を書く必要はありません。

件名は元々、パッと見て内容が分かるように書くのが一般的です。

そのまま「RE:」をつけるか、「ご連絡ありがとうございます」や「ご丁寧なご挨拶、誠にありがとうございます。」などとシンプルにしましょう。

そして本文の内容は、以下の要素を取り入れたら良いと思います。

1.挨拶状についてのお礼の言葉
2.お世話になったことのお礼
3.辞めてしまうことに対しての名残惜しい気持ち
4.これからの相手の健康や活躍を祈る言葉

これらの文章を入れると良いでしょう。