部署兼務の場合にメールの署名はどう作るか

メールの署名を普段から気に留めている人は多くはないかもしれません。

署名をつけることは義務ではありませんが、つけていた方が丁寧ですし、もはやビジネスメールのマナーであると言っても過言ではありません。

メールの署名は言い換えればメール版の名刺です。

受信者がメールを見れば、送信者の詳しい情報がわかるようにしておくことが大切です。

一般的に、署名に記載することが多い項目は7つほどあります。

それは「会社名」「部署名」「氏名」「固定電話番号・携帯電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「会社ホームページのURL」です。

名刺には肩書きを入れる場合がほとんどですが、メールの署名には肩書きを記載しないケースが多いようです。

また、会社で取り扱っている商品の情報やお知らせなどを入れることも効果的です。

ただし、この場合はあまりくどくならない程度に留めておきます。

二つの部署を兼務しているという人は、署名の書き方にも注意が必要です。

「部署名」の項目には「主となる部署」兼「もう一つの部署」というように、両方を書くと相手にも伝わりやすいようです。

例えば、総務部と人事部を兼務している人の場合は、総務部兼人事部となります。

兼務しているどちらの部署でも取引先などとやり取りをすることがあると考えられますので、電話番号やFAX番号なども両方記載する必要があります。

両方記載することで情報量が増えてしまうことが気になる場合は、兼務している部署ごとに署名を作り、どちらの部署の仕事内容かによって使い分けるという方法もあります。

これならば情報量が増えることもなく、相手にもわかりやすい内容となります。

使い分けの方法は使用しているメールのソフトによって異なりますので、事前に確認するようにします。

新しく署名を作る時は、記載内容に誤りがないか十分に確認すことが重要です。

誤ったままの内容でメールを送ってしまうと、相手に混乱を与え、迷惑をかける恐れもあります。

試しに自分宛てにメールを送信してみるとか、同じ部署の人にチェックをお願いすることも有効です。

また、記載内容に変更が発生した場合は、すぐに新たな内容に変更するようにします。

人事異動で所属部署が変わった時や、兼務が解除となった時などは、変更となったその日に対応します。

会社で取り扱っている商品のPRやお知らせなどを入れている場合も、更新のタイミングに気を配るようにします。