拝受したメールの返信につける件名の注意点

ビジネスメールなどで「拝受いたしました」などと使う機会は決して珍しくありませんが、ビジネスメールを返信する際には件名のつけ方についての注意点をおさえておく必要があります。

先方から拝受したメールの返信でおさえておくべき件名の注意点について具体的にまとめました。

返信メールの件名に「○○を拝受いたしました」などと書く場合には、ビジネスならではの注意点がありますのでおさえておきましょう。

まずひとつの注意点としては、「拝受は謙譲語である」ということです。

拝受が謙譲語である限りは尊敬語ではないということですので、例えば先方を主語にした文面で「先日拝受なさった」などと書くのはたとえメールの件名であってもNGとされていますので、ビジネスメールの注意点としてしっかりとおさえておきましょう。

拝受は謙譲語ですが、たとえば、先方の企業に対して自社の上司の名前を出す場合には「○○部長」ではなく「部長の○○」などと敬称を省略した形にするのが注意点となっていますので、メールの返信でも充分に気をつけましょう。

ビジネスにおいてはとにかく時間が最優先となり、メールについてもひとつひとつを丁寧に読むのではなく、件名部分で大まかな用件をチェックしたうえで返信する必要があるかどうかが判断されます。

したがって、ビジネスメールの注意点としては件名を簡潔に書く、ということが挙げられ、返信が必要になる期日が決まっている場合には文面の冒頭でその旨をはっきりと書いておくことも重要な注意点となります。

メーラーの設定によっても異なりますが、ブラウザ上に一度に表示される件名の文字数については限りがありますので、ビジネスメールにおいては特に文字数に配慮し、先方が用件を瞬時に把握できるような構成にすることが注意点となります。

先方から拝受した文書にはすぐに返信するのが基本マナーですが、その際には先方が用件をすぐに把握できるように件名にも配慮することが注意点となります。

そのためには全体として簡潔に用件を記述する必要があり、「いつまでに返事がほしいのか」ということを順を追って理解できるように書いておくことが基本的な注意点となります。

ビジネスでは1分1秒でも貴重となりますので、拝受した側も先方に極力手間と時間をかけさせないよう、書き方を工夫する必要があります。