親展とはどういう意味？社内メールでのマナーとあわせてマスターしましょう

郵便物やメールを送る時は、その封筒や文章が開封されるまで、自分の意志を伝えることはできません。

しかし、封筒の表書きやメールのアイコンなどで注意書きを示すことで、いつ読んでほしいのか、誰に読んでほしいのか、何が入っているのかなどを開封前に伝えることができます。

今回は、ビジネスシーンでもよく見かける「親展」という注意書きについてマスターし、大切な書類を正しくやり取りできるスキルを身につけましょう。

親展とは、郵便物やメールを送る際に「宛名の本人に直接開封してほしい」という場合に記載するものです。

年金関係の書類や健康診断の結果など、プライバシー要素の高いものがこの形式で届いたりします。

郵便物等には表書きに記入するのが一般的ですが、メールの場合は設定を変えて送信することができます。

親展と記載されている郵便やメールは、基本的にその家族であっても開封しないことがマナーです。

ただし、これはあくまで送信側のお願いということになるため、たとえ開封してしまっても罪に問われることはありません。

また、似たような言葉に「信書」というものがあります。

信書の場合は、本人以外が開封してしまうと、「信書開封罪」という罪に問われてしまうため、絶対開封しないように注意しましょう。

社内メールや取引先相手に対しても、親展としてメールを送信することはマナー違反とはなりません。

使用しているメールの機能によって表現は異なりますが、プロパティや設定画面から変更が行えるのが一般的です。

社内メールで共有の受信ボックスにメールが届いてしまう場合などは、きちんと宛名を明記した上で設定をすると、相手以外にメールを見られないよう配慮してもらうことができるでしょう。

しかし、会社によってはこうした設定が禁止されている場合もあるため、その会社のルールに従って使用するように注意しましょう。

また、会社側が特に規制をしていなくても注意が必要な場合があります。

それは、チームを組んでプロジェクトを行っている場合です。

こういったケースでは対個人ではなく、チーム全体に対してメッセージを送ることが多いでしょう。

その際、親展設定にしてしまうと特定の人しか開封できず、共通の確認事項の連絡が漏れてしまう場合があるので、使用するシーンにも気をつけることが大切です。