【外出中の社員に入電】メールでの連絡がおすすめ！

営業部の社員などは、外回りで会社に不在というケースはままあります。

そんなときに入電があって、皆さんが代わって応対することもあるでしょう。

その場合は、該当の社員にメールで入電の連絡を取るのがおすすめです。

もし今席を外している社員に入電があって、皆さんが代わって電話を受けた場合は、メールにて入電のあったことを連絡しましょう。

相手のことを考えれば、件名でおおよその内容が理解できるように工夫するのが望ましいです。

「○○さんより電話あり」という件名にすれば、一目見てすぐに、何があったかを把握できるでしょう。

メールの本文は

「何時何分に○○さんより電話がありました。
△△に関する問い合わせで連絡が欲しいとのことです。」

といった感じです。

必要な情報を簡潔にまとめて連絡するのが基本になります。

入電相手の電話番号や数量、金額などは、間違えて伝えると、後々大きな問題になりかねません。

用件を聞いたときに復唱して、ミスのないように気を付けましょう。

「今すぐ折り返しの電話が欲しい」と先方から言われる可能性もあります。

その場合は、件名に【至急】の一言を入れておくと、緊急の入電であることが伝わるはずです。

また、緊急ではなくても、「先方連絡要（不要）」という文言を入れておくとていねいです。

入電のあったことをメールで知らせただけでは、こちらから折り返し連絡を入れるべきなのか、次にかかってくるまで待ってもいいのかの判断が付きません。

連絡が必要かどうかも件名に盛り込んでおくと、受け取る方はありがたく感じるでしょう。

入電があって対象の社員が不在の場合、その旨を伝えると、「至急コンタクトを取りたいので、○○さんの番号を教えてほしい」と言われることがあるかもしれません。

しかし、このように言われても、その社員の電話番号を伝えるべきではありません。

個人情報を当人に無断で開示するのは認められていないからです。

「○○に連絡して折り返しさせます」と答えましょう。

それでもしつこく個人情報を聞かれたならば、「申し訳ございませんが、本人に確認のうえ、必要に応じてご連絡いたします」と対応してください。

無断で電話番号を先方に伝えて、社員との間にトラブルが発生することのないように、慎重を期して行動したいものです。