【得意先に品切れを伝える場合】電話での上手なお詫びの仕方

企業同士のトラブルに関しては、お詫びの仕方によって、今後の取引が継続するか否かが決まる場合もあります。

遠く離れた企業であれば電話でのやり取りとなりますので、いかに誠意を伝えられるかが勝負と言え、上手なお詫びの仕方を知っておいて損はないでしょう。

企業同士のやり取りの場合、今まで順調に契約していたにも関わらず、ある日突然、トラブルになることは珍しくありません。

トラブルになってしまった場合や自分が悪いと分かっている場合は、誠意を見せてお詫びをするのが一番の解決方法です。

これは企業同士に関わらず、個人対企業や個人対個人であっても同じことが言えますね。

今後も長く付き合っていきたい相手であれば、相手をできるだけ怒らせないようにする必要があります。

また、相手に心から納得してもらえるまで、丁寧にかつ分かりやすく説明をするべきです。

相手が何を一番に気にしているのかを理解し、質問や疑問、不安に対する対応を的確に行うことで、トラブルになるのを防ぐことができます。

品切れが分かったら、発覚した時点で一刻も早く品切れである旨を伝えるとともに、「なぜ品切れになったのか」も併せて説明しましょう。

誰でも原因が分かることに対しては納得しやすいですが、原因や理由がハッキリしなければ納得できず、怒りを覚えるものです。

理由をきちんと説明することで「それなら仕方ない」と思ってもらえれば、大きなトラブルにならずに話が収まるかもしれません。

遠く離れた得意先であるとか、相手が多忙で直接会うことができないといった場合は、必然的に電話での対応になります。

しかし、直接会ってお詫びをするのと比べると、どうしても電話では誠意や説明が伝わりにくいというデメリットがあります。

電話で品切れのお詫びをする際にはいくつかポイントがあります。

まずは、要点を絞って話をすることです。

原因や理由、その次に出荷の目処について、出荷までの期間代替案があれば伝えます。

すぐに該当商品が手に入らないようであれば、正直にこの段階で伝え、間違っても見栄を張ったり、不確実な日時を伝えるのはやめましょう。

電話対応の場合、正しい情報をいかに分かりやすく伝えられるかが重要です。

今後同じことが起こる可能性もありますので、品切れ時のマニュアルを作っておくのが得策でしょう。