来店時、商品が品切れだった！商品配送時のお詫びの手紙の書き方

お目当ての商品を買いに店舗に行ったにも関わらず、品切れであった際にはガッカリしてしまうものです。

今回は、該当商品が入荷された際に配送する際に、お客様に対して品切れだったことのお詫びの手紙をどのように書けば良いのか、ご紹介します。

人気商品であれば売り切れや入荷未定になってしまうことも少なくありません。

今後一切入荷されないというのであれば諦めもつきますが、現在欠品しているだけで今後入荷されるかもしれないという状況なら、お客様も「待つ」というスタンスになるのではないでしょうか。

将来的に入荷されるとなれば、後日入荷されてから再度来店してもらう、もしくは該当商品を配送するという二択になるでしょう。

探している商品がなければ当然お客様の不満につながります。

お客様が探している商品がないことで、もしかしたらクレームにつながるかもしれません。

その商品がなければ、用意していたお金を別のお店や別の商品に使おうというお客様もいるため、客離れにもつながりかねないのです。

もし商品が品切れである場合、まずは必ず後日に入荷するか否かという点を店側が正確に把握しておく必要があります。

欠品状態であれば将来的に入荷予定がありますが、売り切れ・品切れの場合は今後製造されることも難しくなるかもしれませんので、その旨をお客様に伝える必要があります。

今後製造される予定がない、もしくは入荷されないかもしれないというのであれば、多くのお客様が諦めるでしょう。

そのような場合にはお詫びとともに何か別の商品のおすすめを紹介したり、金額は小さくともプレゼントをすると客離れを防ぐことができるかもしれません。

そして一番重要なのは、店舗のスタッフが正しく状況を説明し、その状況に対してどのように対応するべきかということです。

もし該当商品が今後入荷されるのであれば、入荷後に配送にて商品を届けるという方法もあります。

配送であればお客様は再度来店する必要がなく、手間が省けるでしょう。

先に代金だけいただいているケースもありますので、その際にはなおさら、お詫びの手紙を添える必要があるでしょう。

手紙には正しい日本語を使うこと、誠心誠意を込めて書くことが何よりも大切です。

「この度は該当商品の品切れでご迷惑をおかけしました。今後は在庫管理を徹底して、ご迷惑をおかけしないよう努めて参ります。」といった手紙の内容だと、相手に気持ちが伝わりやすいのではないでしょうか。