社外に祝電を依頼する時のメールの書き方を紹介します

取引先など社外の人に祝電を依頼しなければならない時、どのようなことに気をつけたら良いのでしょうか。

祝電は、本来依頼していただくものではありませんから、失礼のないように細心の注意を払う必要があります。

こちらでは、社外に祝電を依頼する際の流れや注意点、メールの書き方等を紹介します。

ぜひ参考にしてください。

祝電を送るかどうかを決めるのは、本人であり、社外の相手に求めるものではありません。

ですから、祝電を依頼することで相手の負担になったり、失礼に当たったりしてしまうリスクは理解しておきましょう。

それでも、どうしても祝電が欲しいという場合は、事情を丁寧に説明することが大切です。

決して強制はせず、あくまでお願いするという姿勢を忘れてはいけません。

多くの場合、親しい間柄なら、快く対応してくれるはずです。

ただし、メールでいきなり依頼するのは不躾なので避けましょう。

まずは口頭で説明してからメールで文面にまとめて送信します。

口頭で丁寧に説明した後、わかりやすく文面にまとめて依頼メールを送りましょう。

祝い事の詳細や、問い合わせ先を書いて、社外メールで送信します。

依頼に応じて祝電を送ってくれた際には、なるべくはやく口頭で感謝の気持ちを伝え、同じような依頼があった場合には可能な限り応えるようにしましょう。

社外の相手にビジネスメールを送る時は、件名で内容をはっきりと伝え、本文で理由を説明します。

件名には、「祝電のお願い」などと記し、本文でお祝い事の詳細と依頼した理由をわかりやすく簡潔にまとめて下さい。

書き方は関係性によって変わってきますが、「お忙しいところ恐縮ですが」や、「お手数をおかけしますが」など相手のことを配慮した一言は必ず添えましょう。

相手を立て、敬意を払った文章の書き方を心がけて下さい。

一般的には社外へ送る際には、本文の最初に相手の会社名、氏名を書き、簡単なあいさつ文と名乗り文を綴ります。

その後要件をまとめた後に、自社の名前、住所、電話番号などをまとめて付記します。

いつまでに祝電をもらいたいのかがわかるように期日を明確に記しておくと、親切です。

祝電の依頼は、口頭でお願いするのが理想です。

直接または電話で丁寧に説明しましょう。

その後、失礼のないメールの書き方で、取引先など社外の人との良好な関係を保てるように注意して下さい。