祝電依頼メールへの返信の書き方について

企業に勤めて長くなると、親しい部下や懇意にしている取引先から祝電依頼を受ける機会があります。

初めて依頼を受ける場合、喜んで引き受けるにしても返信の書き方がわからないという方もおられます。

ここでは、メールで受けた際の返信の書き方を紹介します。

祝電依頼とは、上司や取引先で「この人から祝電をいただきたい」という相手にお願いする事を言います。

「相手からもらうものでしょう？お願いするものなの？」と不思議に思う方もおられるでしょう。

確かに、祝電とはおめでたい日にお祝いのメッセージを贈る電報ですので、お願いしたり強制ではなく、自発的にいただくのが理想です。

ですが、実際には職場の部下やお世話になっている得意先、懇意にしている取引先等、仕事繋がりの関係上依頼が来る事は珍しくありません。

祝電依頼メールの内容には、どのような事が書かれているのでしょうか。

例えば部下から送られてきた結婚式についての祝電依頼メールが届いた場合、誰と誰が結婚するのか、社内の人か社外の人か、祝電をお願いする文章と、後は結婚式の概要です。

返信内容を考える時には、社内・社外の部分は必ずチェックし、関係性も考慮する必要があるでしょう。

結婚式の概要等もきちんと確認した上で、返信の書き方を考えるようにしましょう。

喜んで引き受けましょう、そんな場合の返信の書き方を考えてみましょう。

ここでの注意点としては、祝電に書きそうな言葉や文章とかぶらない書き方をする事です。

返信メールでお祝いの言葉をつらつら書き連ねてしまうと、いざ祝電を打つ時に内容に困ってしまうからです。

用件は簡潔に書き、もしも依頼された時に祝電の内容について触れられていた場合には、それに答える形で返信します。

なお、結婚式をはじめ、創立記念等様々なお祝い事や記念日が考えられます。

どの依頼にも返信できる書き方としては、「祝電の件、承知致しました。喜んでお引き受けさせて頂きます」が使いやすいでしょう。

また、依頼をもらった事についても「ご連絡のお心遣い誠に有難うございます」と添えても良いでしょう。

祝電依頼は、社内をはじめ、得意先や取引先等の社外からも受ける事があります。

返信の書き方はそうしたビジネスの関係性も踏まえた上で、できるだけ早く返信を送るようにしましょう。

返信の書き方はシンプルに、わかりやすく伝える事が大切です。