注文書と請求書の金額が違う？対処法や原因を知る

仕事には必ず相手がつきものです。

そして、事務職やオフィスワークの人は相手に注文書や納品書、請求書など様々な書類を取り扱います。

なんとなく名前は知っているものの、詳しく説明しなさいと言われると言葉を詰まらせてしまうものも中にはあります。

さらに、注文書と請求書の金額が違うというトラブルも珍しくはありません。

それぞれの書類の特性や、万が一トラブルに見舞われた時にどう対処すればいいのかしっかりと身に着けておく必要があります。

発注者が受注者に対して発行する文書を指します。

見積書というものもありますが、そちらとは違います。

見積書は受注者に対して納期や数量、料金などを見積もってもらって具体的に書かれた文書です。

見積書には通常、依頼先の名前、日付、自社の情報、社員、金額、詳細や指摘事項、見積書の有効期限などを記載しています。

発注者は、この見積書を見て注文書を作成するため、見積書あってこその注文書であるとも言えます。

また、似た言葉で発注書というものがありますが、本質的には注文書と同じです。

請求書は、サービスなどを提供したあと代金を請求するための文書です。

代金の取り扱いに関する重要な情報も載っています。

請求書を発行する際、気を付けるべきポイントがあります。

どのようなサービスや商品の取引があったのか、誰から誰へ請求するのか、金額はどのくらいか、請求額の支払い方法はどうするのか、発行日をいつにするのか、などです。

請求書が必要な理由は、取引に関する証明と、支払いトラブルを防ぐためです。

代金の回収を忘れないために、また、取引が正当に行われたことを証明する大事な文書となるため保管も受注者、発注者の両者で行います。

見積書から少し事情が変わって、注文書で金額が異なることはあります。

しかし、注文書と請求書の金額が違うということは、原則あってはなりません。

両者間でやり取りがあり、割引や追加注文などによって注文書と請求書の金額が違う、ということはいいのですが、一方的に違うことは非常識です。

発注者の立場であれば、注文書通りの金額より多ければ当然素直に支払う必要はありません。

万が一、見積書が違ったから請求書の額を支払ってくれと言われても、従う必要はありません。

逆に、受注者のミスで注文書の額より大幅に少ない額、もしくは倍の額などで請求してしまった場合は謝りに行って訂正します。