検収書に記載ミスをしてしまった！訂正印で訂正してもいい？

検収書は、発注した側が「納品された物に不具合や故障など品質に問題がなかった」「発注した数・商品の種類・サービスなどが発注書と相違なかった」ことを相手に伝える書類です。

これを受注者側に提出することで、発注者は商品やサービスに相違なく満足したと意思表示をすることができます。

そして問題なく納品してもらえたことを証明しているので、検収書を出した後は不具合や故障・商品に関するクレームなどは一切告げることはできません。

それくらい重要な書類であるものですが、もし記載ミスをしてしまった場合、訂正印で訂正してもいいのか、気になるところです。

検収書に記載ミスをしてしまった場合には、基本的に再発行します。

なぜかというと、検収書は「証憑書類」だからです。

証憑書類とは「取引の証拠として発行する書類」を言います。

検収書は、物やサービスを受注者から受け取り問題がなかったことを証拠として残す書類です。

そのため、証憑書類に分類されます。

証憑書類は原則、記載ミスや間違いがあった場合には、再発行する決まりとなっているのです。

訂正印で訂正をしても特に法的に問題があるわけではありませんが「マナー違反」「常識がない」「失礼な担当者だ」と取引先に思われてしまう可能性もあります。

今後の取引や円滑に仕事を行うことに悪影響となりますので、必ず再発行しましょう。

修正テープや修正液を使って修正する方法なんて以ての外です。

証憑書類を修正液などで訂正して受注者に提出することはありえません。

訂正印と同じようにやめてください。

検収書の記載ミスは、訂正印で修正するのではなく、新しくミスのないものを発行する必要があります。

「受注先から訂正印でいいといわれている」「訂正印でいいことを双方が合意している」という場合には、例外として訂正印でもいいこともありますが、新規の取引先や顧客などの場合には、念のため再発行をして新しいものを受注先に提出するようにしましょう。

提出前にミスを発見できるように、検収者以外の従業員に確認してもらうなどダブルチェックを徹底することで、発行後のミスを防ぐことができます。

検収書で間違いが起きやすい項目は「数量」「金額」「日付」です。

特にこの3つの項目はダブルチェックなど複数回確認をしておきましょう。