釣銭の渡し忘れが起こった場合の対応の仕方とお詫び状の書き方

店舗での販売で人の手での現金のやり取りがあると、どうしても釣銭に関するトラブルが起こるものです。

お客様の方からクレームが入ってくることもありますし、後でスタッフが渡し忘れに気付くというケースもあります。

そんな時、どんな対応を取るべきなのでしょうか？

また、返金する際のお詫び状はどのように書けば良いのでしょうか？

お客様対応におけるミスやクレームというのは、店舗経営をしていく上では避けられないことです。

それぞれにいろいろな原因がありますが、釣銭の渡し忘れはほぼすべてのケースで、スタッフのミスです。

また、直接お客様のお金に関係することですので、確実な対応をしないといけません。

そのためにも、なによりも誠実な態度で対応すること、速やかに返金を含めた処理をすることが鉄則です。

もし、渡し忘れにスタッフがすぐ気づいたら、該当するお客様が近くにいないか探したり、店内放送で呼び掛けたりすることができます。

もちろん、お客様自身がクレームを出した場合、後回しにせずにその場で対応すべきです。

もし後日渡し忘れが発覚して、お客様が店舗に来られないという時には、現金書留で送るなどして、どんな場合でもスピーディーかつ誠実な姿勢が見られるようにします。

現金書留で返金する場合、お詫び状を同封するべきです。

決して現金だけを入れて終わりということがないようにしましょう。

また、お詫び状だけで謝罪をすれば良いと考えるべきでもなく、事前に直接もしくは電話で責任者がお詫びをします。

その上で、お詫び状を送るというのが誠実な対応です。

お詫び状には、明確に釣銭の渡し忘れがあったという事実を書き、はっきりとした謝罪の言葉を記します。

その上で、どうしてこうしたミスが出たのかという原因についても述べます。

こうすることで、責任者としても釣銭の渡し忘れということが小さなことではなく、しっかりと原因究明をして対処しているということを示せます。

そして、これから同じようなことが起こらないように、店舗としてもスタッフとしても対応するということも書き加えておきます。

このように金額に関わらず、釣銭ミスについて丁寧に事実関係を記し対応策を述べた上で、謝罪をすることで単なる形だけでのお詫び状ではないということを分かってもらえます。

誠実な気持ちが伝わる内容にすることが大事なのです。