得意先へ休みの連絡をするときのメールの書き方

働き方改革が推進されるこのご時勢、休暇中は一切の業務連絡を遮断してしっかりリフレッシュするという風潮があります。

それ以外でも体調不良など、急なお休みをする場合もあります。

その際には、後々トラブルの原因とならぬよう、休暇中の対応方法などを事前にしっかりと伝えておく必要がありますよね。

今回は、得意先への休暇連絡する際のメールの書き方をご紹介します。

メールの件名は、見てすぐに休みの連絡だとわかるように、休暇のお知らせや休暇のご報告と簡潔に入力しましょう。

続いて、宛先と簡潔な挨拶文、自分の所属と名前を書きます。

ビジネスメールでは基本的に、文末に会社名やアドレスなどを含めた署名を貼り付けますが、宛先と挨拶文のあとに早い段階で名乗ることも重要です。

そうすれば、相手がメールを見た際すぐに件名で休暇の知らせだということが分かり、送り主も冒頭で確認することができるからです。

内容としては、休暇の期間、休暇中の対応方法（担当者名や担当者の連絡先）、休暇後の出社日（連絡がとれるようになる日）が必須項目となります。

また、いつまでなら自分が直接対応できるのかも明記しておくとより親切です。

文末には不在中に不便をかけることに対する一言も添えるようにしましょう。

また、体調不良などの急な休みで事前にお知らせできない場合は、メールではなく引き継ぐ担当者から得意先に早々に連絡をしてもらうか、自分でできそうならば電話を入れ、落ち着いた段階でお詫びの連絡を入れるとなおよいでしょう。

メールの大まかな書き方は前述したとおりですが、メールを書く際のマナーとして気をつけるべき事があります。

まずは、休暇が決まった時点でできるだけ早く得意先に連絡メールを送るということです。

得意先側としても、対応が普段と変わる前にお願いしたいことや、聞いておきたいことがあるかもしれません。

余裕をもった報告連絡は、社会人の大切なマナーです。

次に、冒頭の挨拶には必ず、私事で恐縮ですが、誠に勝手ながらなどのクッション言葉を使用するようにしましょう。

休み連絡のメールの書き方として重要なのは、丁寧で簡潔でありながらわかりやすいことです。

長い時候の挨拶などは不要ですし、休暇の期間や休暇中の対応方法などの重要事項は文章内に組み込むのではなく、改行などをつかって一目で見てわかりやすい書き方になるようにしましょう。

休暇中に得意先への対応トラブルが起きてしまっては、せっかくリフレッシュさせた気分も台無しです。

そのようなトラブルを事前に防ぎ、得意先と良好な関係を続けるためにも、休暇のお知らせはできる限り素早く、丁寧な対応を心掛けましょう。