接待のリマインドメールの書き方

接待の主催者側の時、日程が近づいたら相手にリマインドのメールを送るのが通常ですが、書き方で悩んだことはありませんか。

おもてなしは接待の前から始まっています。

接待を成功させて、良い関係を保つために失礼のないメールの書き方を学んでおきましょう。

接待のリマインドのメールを送るタイミングは、当日の3日前が適切です。

早すぎても遅すぎても、リマインドの意味がなくなってしまいます。

遅くても2日前までには必ず送るように心がけましょう。

直前の連絡は、相手に余裕のない印象を与えてしまうものです。

休日などでメールを確認して頂けるか不安なときは、もう少し前に送っても問題はありません。

どのような状況でもできるだけ適切なタイミングでリマインドするように意識しましょう。

件名に「リマインド」という書き方は避けた方が良いです。

受け取る側によって、「催促された」、「忘れているのではないかと心配されている」など不愉快に感じる人もいます。

件名で分かりやすく伝えるためには、「日程のご確認」や「再送信」と置き換え、なるべく柔らかい言葉使いを心がけましょう。

まだ信頼関係が築けていない初めての相手との接待の場合は、より細かな心遣いが重要になります。

念のため確認させて頂くというように、丁寧でへりくだった姿勢が良いでしょう。

接待のリマインドのメールを送る際の宛名は、「会社名・担当部署名・役職・氏名・様」の順番で丁寧に書きましょう。

リマインドの内容の書き方は「5W1H」を含めて書くのがおすすめです。

「what」「where」「when」「who」「why」「how」の順に、分かりやすく簡潔に案内しましょう。

相手の急なキャンセルなどの場合も考慮し、返信期限を設ける文を記載するとより親切です。

ただし、返信期限で相手を焦らせることの無いように、メールを確認する時間も含め、余裕をもって設定することを心がけてください。

最後に、よろしくお願いいたしますと言った締めの挨拶を加え末尾に自分の会社、連絡先含めた署名を入れて完成させます。

接待をリマインドするメールの書き方に慣れない間は、過去の例文などを見て参考にすると失礼がなく安心です。

メールは、文章のみで情報量が少ないツールですが、書き方に心を込めれば、気持ちはしっかりと伝わります。

接待当日を気持ちよく迎えられるように、事前の準備から細やかな心遣いで整えていきましょう。