接待でこちらが費用負担をする場合、メールの書き方とは？

接待は基本的に相手の方をもてなす為、食事や飲み会の席を設けるものかと思います。

接待であればこちらが費用負担をするのが前提ですが、その場合は案内状のメール等にはこちらが費用を負担する旨は記載すべきなのでしょうか。

今回は接待の招待状メールの書き方について説明していきます。

接待の場合、会社の経費内で納める事が多いため、こちらが費用負担をする事が殆どです。

よって、取引先等招待する方が負担する金額はありません。

相手に準備をしていただく物でも無い為、特別こちらが費用負担をする旨を招待メールに記載する必要はありません。

接待や招待では無く、会食などの案内状とあれば、案内状の書き方としてしっかり会費を記載する必要があります。

そうした場合はメールの書き方も見やすい様に構成していきます。

では続いて案内状メールの書き方です。

ビジネスメールはタイトルだけで要件がわかる様に簡潔にします。

そして冒頭に宛名を記載し、挨拶、開催の趣旨、内容、参加の有無と返信期日、最後に挨拶、といった書き方が一般的です。

飲み会、食事会開催の趣旨の部分は明確にし、参加しやすい様に促す一文も添えます。

会食等内容を記載する際、日時、会場、会場の住所等は分かりやすく箇条書きにしましょう。

参加や不参加についての返信は、相手が返信しやすい様に返信方法をしっかり明記します。

返信期日を設ける事で、直前まで出欠がわからないといったトラブルを回避できます。

そして最後に挨拶を書くのも忘れないでください。

こちらが費用負担をするとはいえ、会社の大切な経費です。

相手があってこそのおもてなしです。

相手の方が忘れず、気持ちよく返信のできるメールの書き方を心掛けましょう。

今回のメールの書き方は、こちらが費用負担をしない会食などの案内状メールでも利用できる様式となっています。

接待の招待メールと異なる点は、会費が必要な食事会の場合は会費も税込み価格でしっかり表記をする事です。

そして、会費は当日に回収するのか、後日回収するのか、会費の集金方法も記載しておくと解りやすく、相手も準備がしやすくなります。

こちらが費用負担をする場合、表記したほうが相手は心置きなく食事ができるのではないかといった考え方もありますが、しっかりと開催の趣旨を明記していれば、心置きなく楽しんでくださる筈です。

メールであっても招待状は相手にしっかり趣旨、内容が伝わる様に相手の事を考えて書くことを心掛けましょう。