半休の社員に電話がかかって来た場合の正しい電話応対

休み中の担当者宛にクライアントから電話がかかってくることもあります。

もしも社内の担当者が半休を取っている場合、どのように電話応対すればよいのでしょうか。

担当者の状況を分かりやすくクライアントに伝え、今後の対応まで明確にしておくことが望ましいです。

担当者が午前休を取っている間に電話がかかってきた場合は、出勤後に担当者から折り返し連絡をするか、午後以降にもう一度相手から電話をかけ直してもらいます。

電話応対の手順としては、最初に「申し訳ございません」と謝罪をした上で、「担当者は本日午前は半休を取っているため、ただ今社内にはおりません」と伝えます。

この際、社外の人に向けて社内の人間の状況を説明しているため、「お休みを取っている」という丁寧語や「休みを頂いている」という尊敬語を使うことはマナー違反です。

その後、担当者が午後は出社予定であることを伝えます。

この際に、「13時以降であれば社内におります」など、具体的に相手に伝えるように心がけましょう。

何時であれば担当者に取り次げるのかを明確に伝えた上で、所定の時間にこちらから折り返すのか、相手からかけ直して頂くのかを相手に確認しましょう。

最後に、午後に出勤してきた担当者に電話があったことを伝えて、折り返し連絡してもらうか、相手からのかけ直しを待ってもらいましょう。

もしも午後半休を取って早退した人宛てに電話がかかってきた場合の電話応対は、まず午前半休の場合と同様に、「申し訳ございません」と担当者の不在をお詫びしましょう。

その後、担当者は午後半休を取っているため不在であり、その日はもう社内には戻らないことを伝えます。

最後に、翌営業日の何時からであれば担当者が電話に出ることができるかを確認した上で、その時間を相手に伝えます。

半休を取っていて不在にしている社員にはすぐに電話を取り次げず、上述のように相手におかけ直し頂くか、担当者から折り返し連絡をさせるのが基本です。

しかし、電話の用件が迅速な対応を要する場合はどうすればよいのでしょうか。

これは会社ごとの社内ルールもあるため一概には言えませんが、もしも担当者の社用携帯電話からすぐに折り返すことが可能なのであれば、相手に「お急ぎであれば担当者から連絡を入れさせますが、いかがいたしますか」のように、相手に確認を取った方が良いケースもあります。

状況に合わせて臨機応変に対応しましょう。