電話応対で相手の名前を忘れることを防ぐための対処法

「電話応対中に取り次ぎを頼まれたものの、電話相手の名前を忘れてしまった…」という経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか。

相手が分からないと社内の誰に取り次いでよいのかが分からず、電話の用件も想像できません。

再度尋ねるのは手間もかかり、場合によっては相手に不快感を抱かせてしまう恐れもあります。

そうならないためにも、相手の名前を忘れることのないように工夫し、万が一忘れてしまった場合の対処を知っておくことが重要です。

まず電話応対の大前提として、常に手元でメモを取ることを徹底しましょう。

電話の相手の名前をしっかりとメモしていれば、取り次ぎの際に忘れることはありません。

相手が名乗らずに用件を述べてきた場合は、焦らずに「申し訳ございませんが、お名前をお伺いできますか」と確認しましょう。

「どちら様でしょうか」や「どなた様でしょうか」という言い方も敬語として間違いではないですが、人によっては冷たい印象を受けることがあるため、使わない方が無難です。

相手の名前が聞き取れなかった場合は、うやむやにせずに再度聞き直しましょう。

先方が急いでいたり怒っている時に聞き取れないと、聞き直すのを申し訳なく感じるかもしれません。

しかし、分からないまま電話を保留にしてしまうと、取り次ぎに余計な時間がかかり、却って迷惑です。

そのため、「大変恐縮ではございますが、もう一度お名前をお伺いしてもよろしいですか」と聞き直してメモを取りましょう。

メモを取ることに加えて、取引先の会社名と担当者の名前が書かれた名簿などを準備しておくと、忘れることを防げます。

そのような名簿が既に社内にある場合は問題ないですが、ない場合は自分が電話応対時に取ったメモを保存しておいて、よく電話がかかってくる相手をリストアップしておくとよいでしょう。

万が一相手の名前を忘れてしまった場合は、そのまま担当者に取り次ぐことは絶対に避けましょう。

もう一度、相手に聞き直すのが誠実です。

この際に、少しでも相手に不快感を与えないように、聞き方を工夫すると良いでしょう。

例えば、「大変お待たせしております。担当者にお繋ぎ致しますので、確認のためにもう一度お名前をお聞かせいただけますでしょうか」と聞けば、忘れるのを悟られることなく、確認のために聞き直されたのだと思ってもらえます。

一度聞いた名前を再度教えてもらうことになるので、極力相手がストレスを感じない聞き方を心がけましょう。