取引先に複数人の訪問でのお礼メールはどのように送ればいいか

取引先の人たちが自社に訪問することはよくあることです。

その際にお礼のメールを送ることが必要になりますが、取引先に複数人宛名が必要な場合にはどのような形で送ると失礼が無いのでしょうか。

取引先の人とのやり取りは、ちょっとしたことでも失礼なことをすると信頼関係が壊れたり契約に影響したりすることもあります。

そこで送る前にはしっかりとビジネスマナーを守る必要があります。

特に訪問してもらったことへのお礼の気持ちを伝えるためにメールをしたのに、失礼に当たるようなことをしてしまっては意味がありません。

特に送信先の取引先に複数人の相手がいる場合には気を付けるべきことが増えるので気を付けましょう。

メールの最初に目が入る項目が宛名です。

ビジネス上のメールでは1行目に宛名を書きますが、宛名には会社名や部署名、肩書、名前に様を付けるのが基本です。

ただし、やり取りの回数や関係性によっては省略していい部分も出てきます。

取引先に複数人の人がいる場合には、同じ会社の場合には役職順、複数の会社の場合には関連度順に名前を書くようにします。

状況的に判断が難しい場合には年齢順にしたりあいうえお順にしたりすることもあります。

大切なのはきちんと順番のルールがあることです。

お礼のメールをする際にはメールアドレスの順番にも気を付けます。

宛て先に入力するアドレスも取引先に複数人の人がいる場合には役職順や関連度順に入れるようにします。

宛て先の左側から上位に並ぶように入力します。

宛て先にはアドレスをそのまま打ち込まず、社名、指名、敬称という順番に表示できるように事前に登録してくと見栄えも良いです。

CC・BCCの機能を使うのも一つの方法です。

取引先に複数人がいる場合、それぞれの相手に伝えるべき内容が変わってくることもあります。

訪問のお礼を伝えるだけでなく、訪問後の仕事の話が必要になる相手もいます。

それぞれの相手に伝えたい情報をうまく知らせ得るためにも機能をうまく活用しましょう。

CCはメインとなる人以外には確認しておいてほしい、念のため共有のために使うものです。

そのため訪問のお礼を取引先に複数人に一斉に送るときに便利です。

BCCはメールの受信者に対して他に受信している人を隠したいときや受信者の連絡先が分からないようにしたいときに使います。

訪問のお礼メールを取引先に複数人に送信する場合には、役職順に名前を書くようにします。

難しい場合には、年齢順やあいうえお順にして相手に順番の配慮が伝わるように意識しましょう。

CC・BCCを活用するのも一つの方法です。