取引先が電話に出ない時のメールの伝え方

取引先に要件があり電話をしたところ何度かけても電話に出ないと言う場合、メールにてご連絡を差し上げる方法があります。

ただし伝え方を間違えてしまうと失礼になりますので充分気をつけましょう。

取引先が電話に出ない際にメールで要件をお伝えする際に使えるのが「何度かお電話差し上げたのですが繋がらないようですので、恐れ入りますがメールにて失礼致します」という伝え方です。

電話に出ないのは先方都合ではありますが、出てもらえないと言う単語を使うと失礼ですので繋がらないという言葉に変換すると当たり障りがありません。

メールで伝える内容としては難しいと言う場合、メールにてその旨を伝えてしまって構いません。

「お電話にてご説明させて頂きたいのですが、ご都合宜しい時間帯ございますでしょうか？」というように、相手の都合を聞いた上で電話のタイミングを計る伝え方もあります。

取引先が電話に出ない物の急ぎの要件の場合メールだけで伝えるのではなく、留守電を使ったり同じ会社の他の人に言伝を頼むという手もあります。

留守電での伝え方としては、「～の件について至急ご確認させて頂きたくご連絡差し上げました、ご都合宜しいタイミングで折り返し頂けますと幸いです」というように伝えておけば折り返しがきます。

他の人に伝言をお願いする際にも同じように、「～の件で～様にご確認させて頂きたく、お電話差し上げました」というように事情を説明すれば折り返しを頂けるでしょう。

会社によっては折り返しするか改めてこちらのタイミングでお掛けするか選べる場合がありますので、その場合は都合の良い方を選んでしまって問題ありません。

取引先から何かお品物を頂いたお礼の電話という場合は、取引先が電話に出ない場合でもメールでお礼を伝えてしまって構いません。

取り急ぎメールにてお礼をして改めてお電話をするという場合。

文章の最後に「メールにて失礼致します」と一言付け加えると、また改めてお礼させて頂きますという意味に捉えられますので伝え方として適切です。

取引先が電話に出ない場合の伝え方を間違えないように気をつけましょう。

「メールにて失礼致します」というフレーズを覚えておくと何かと便利に使えます。

取り急ぎの要件の場合は留守電や言伝を頼むのも1つの方法です。