取引先からのメールの添付ファイル忘れの対処法

仕事をしていると完璧のつもりでも誰もがミスをすることがあります。

その中の一つがメールでの添付ファイルを添付し忘れることです。

もしいも取引先からのメールで添付ファイルが忘れられている場合には言いにくいですが、どのような対処法が良いのでしょうか。

きちんと確認しているつもりでも、添付ファイルを添付し忘れるということは誰もが経験するミスです。

自分が送り忘れることもありますが、それ以上に困るのが取引先からのメールに添付ファイルが見当たらない場合です。

伝えにくいことですが、ファイルがないと仕事にならないこともあります。

きちんとファイルが添付されていないことを伝え、再度送ってもらうようお願いをするようにしましょう。

メールを開いて添付ファイルが無い場合の対処法は、再送のお願いをするだけです。

お願いする際はメールでも電話でもどちらでも構いませんが、基本的にメールでのやり取りをしていればそのまま返信で再送のお願いをするので問題ありません。

本文もそのままファイルが見当たらないことを伝えるだけです。

「メールを確認したものの添付ファイルが確認できませんでした。お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、再度送っていただくようよろしくお願いいたします。」といった内容を送れば角が立つことなくやり取りができますし、相手も気付き次第すぐに返送してくれます。

時には自分自身が添付をし忘れることもあります。

もしも取引先から指摘が来る前に自分で忘れていることに気付けばすぐに再送するようにしましょう。

その際の対処法は相手からの添付忘れへの対処法と同じでメールでのやり取りで問題ありません。

文章としては「先ほどお送りした○○のメールにデータの添付を忘れてしまいました。大変申し訳ございません。こちらに添付してお送りしますのでご確認願います。」という旨を書いて添付をするようにしましょう。

もしも丁寧なやり取りをしたほうがいい場合には、電話でも添付が漏れていたことのお詫びと合わせてタイトルや送信時間を伝えると相手も確認しやすくなりトラブルを防ぐことができます。

取引先からのメールで添付ファイルが忘れられているときの対処法は、相手にその旨を伝えて再送してもらうしかありません。

メールで丁寧に再送のお願いをすればトラブルになることもなくお願いができます。

もしも自分が添付を忘れたときには同じように丁寧に謝罪の言葉を伝えて再送すれば問題ありません。