表彰式の欠席を伝えるメールの書き方と文例

やむを得ない事情で、せっかくの表彰式を欠席しなければならないということもあります。

その際は早めに欠席をメールなどで伝えなければいけませんが、どのように書いたら良いか分からない場合もあるでしょう。

無難な書き方と文例をご紹介します。

表彰式を欠席する事情

せっかくの表彰式を欠席というのは、それなりの事情があるでしょう。

考えられる事情を挙げてみます。

例えば、仕事で責任者になっているためにミーティングに出なければならない、取引先との社運をかけた打ち合わせがあるといった仕事の用事もあるでしょう。

また、学生であれば、内定した企業と面談がある、試験と重なったということも考えられます。

その他にプライベートで不幸があった、ということも考えられないことではないです。

欠席のメールの書き方のコツ

欠席となれば、早めに伝えないと失礼です。

メールで知らせるのが迅速でよいでしょう。

その場合の書き方のコツをお伝えします。

たとえば、会社関係であれば、○○会社役職名、○○様と書きます。

その次に自分の役職や名前を書きましょう。

学生であれば、名前のみでよいです。

そして、ご招待いただいてありがたいことを述べて、事情により欠席したいということを書きます。

感謝の気持ちはもちろんですが、残念であることや申し訳なく思う気持ちもきちんと書くことがコツです。

人としての気持ちが伝わる書き方が、良いのではないでしょうか。

文例をご紹介

では、文例をご紹介します。

ここに紹介したものを参考にして、個々の事情に合わせて考えてみましょう。

賞をもらいながらも、プライベートな事情で表彰式に行かれない学生を想定した書き方です。

「このたびは思いがけず素晴らしい○○賞をいただき、誠にありがとうございます。
両親ともども喜んでおり、授賞式にはぜひともお伺いしたいと思っておりました。
しかし、残念なことに当日はキャンセルできない予定が以前から入っております。
出席できず、誠に残念です。
申し訳ございませんが、欠席させていただきたく思います。」

書き方の一例です。

自分の名前も忘れずに書くようにしましょう。

必要とあれば、事情に合わせて書きくわえたり、削除したりしてご用立て下さい。

表彰式を欠席しなければならない場合は、早めにメールでその旨を伝えましょう。

その際の書き方のコツは、受賞への感謝や欠席することの残念な気持ち、欠席事情などを文例のように簡潔にわかりやすく伝えることです。

文例を参考になさってください。