日報メールの目的を考えよう！意味のある送り方とは？

日々の勤務の終わりに、上司にメールで日報を送る習慣を持つ会社もあります。

部署やチーム単位での作成をすることもありますし、それぞれの社員が直属の上司に送ることもあります。

定型フォームがあればそれに従うだけで良いのですが、自由に書くスタイルだと、その送り方に困ってしまうという人もいます。

日報メールで書くべき内容について考えましょう。

会社として、もしくは部署として、毎日の報告を求める理由は、その日の業務内容と進捗状況を確認するというのが大きな目的です。

上司がいつも部下と一緒にいて仕事ぶりを見られるわけではないオフィスも多いので、それぞれが自分の業務進捗をまとめて報告することで、プロジェクトの進み具合を把握しやすくなるわけです。

また、部署の業務の仕方や人員配置などの改善点を見つけるのにも役立ちます。

進捗の悪い作業を見つけ、社員が現場で気付いた点などを突き合わせることで、問題点を洗い出し、それに応じた対応策を考えることができます。

こうした主な目的を考えると、日報の内容に何を含めるべきかが分かります。

その日にどの業務を割り当てられていて、それぞれどこまで終了したかを項目別に記します。

もしくは、終了したタスクを書き出していきます。

その上で、その日行った業務で気付いた点、特に改善すべきポイントを書きます。

こうすることで、求められている情報を網羅できるはずです。

日報メールは、それぞれの社員が行ったことや感じたことを書くため、送り方に注意しないと、主観的なことばかりとなってしまう恐れがあります。

誰が読んでも分かりやすいようにするには、数字を使って書くのが良いです。

対応した案件の数や、全体の中での進捗状況をパーセンテージで表すなどの工夫しましょう。

また、時系列で実施したタスクを示すという送り方も分かりやすいです。

業務の進み具合を把握しやすいですし、どこにどれだけの時間がかかったのかも客観的に判断できるからです。

その日の報告だけで終わるのではなく、次につながる内容も書くようにします。

実際に作業をして気付いたポイントや、より早く、より正確に仕事を進めるための改善点を書くのです。

自分自身のスキル向上にもつながりますし、上司が部署全体の業務効率を考えるきっかけになる送り方です。