週報の正式名称とは？どんな特徴の報告書なのか？

会社の中で作成する書類はいくつもありますが、多くの企業で共通して書いているものとして、週報があります。

あまり慣れていないと、いったい何を書いたら良いのかが分からなかったり、そもそも何のために週報が必要なのかを理解できていなかったりすることがあります。

週報の正式名称と意味、そして何を記載するものなのかを知っておくことが大事です。

週報の正式名称は「週次報告書」です。

ただし、何の報告書かは部署や会社によって違いがあり、正式名称が「週次業務報告書」の場合もありますし、「週次業績報告書」の場合もあります。

どちらにしても、1週の間に行われてきた業務や営業成績についてのレポートをまとめて、記録として残すものです。

正式名称からも分かるように、週報は1週間の記録を残すことで、その期間における業務の進捗状況を上司に報告するという目的があります。

それによって、終了した業務について、何らかの改善点があるならアドバイスをもらったり、次週の業務予定の修正を行ったりします。

さらには、ある程度長い期間にわたる記録を分析することで、部署やチームとしての改善点を探り出し、業務効率化を図れるというメリットがあります。

これは、報告書を書く社員自身にもメリットとなることです。

客観的に自分の業務のスピードや行動を見直して、考える機会となるからです。

以前よりも的確に、早く業務をこなせるようになっているのであれば、スキル向上を実感し、やりがいを覚えるきっかけともなります。

さらに、仕事をやりっぱなしではなく、一度立ち止まって過去の業務を分析して、自分なりに改善を図っていく習慣を身につける助けともなります。

こうした習慣は言われないとできないこともありますので、会社として報告書を作るルーティーンを持っていると、全社員に機会を与えられます。

単に、何をいつしたかという日記のようなもので終わることなく、明確なデータを使った客観的な報告を作ることがポイントです。

前回よりも何件見込み顧客を獲得できたとか、残業時間がどのくらい減ったなど、成果が目に見えるように記載します。

事実関係にプラスして、気付いた点や改善点なども書いて、将来のためにデータを役立てるという認識も忘れないようにしましょう。

こうすることで、意味のある報告書を提出できます。