週報に特に反省点も何も書くことがない場合、どうしたらいい？

週報は多くの企業で、社員が定期的に作成して上司に提出することが求められている書類です。

中には単なる習慣として書いているだけで、実質的に意味がない報告書となっているところもあります。

また、毎日同じような業務の流れなので、変わったことも特に無く、報告書の改善点や引き継ぎの欄に「特になし」としか書けないと感じることもあるかもしれません。

どのように報告書を作ったら良いか、もう一度週報の役割を思い返しつつ、考えてみることが大事です。

週報とは、単に1週間何をしたという記録をつづるものではありません。

その期間の業務の仕方を分析して、先々の自分自身の働き方や部署としての業務の進め方を改善していくことが1つの目的です。

そのため、何をどのようにしたか、その結果どうなったかということを明確にして、それを分析にすることによって、反省点を見つけていくのです。

決まりきった業務の連続であっても、やはり反省点、ひいては改善点につながるものが何かしら見つかるはずです。

じっくりと考えて報告書を完成させたいものです。

こうしたことから、上司に提出する週報の引き継ぎや反省点の項目で、「特にない」と書くのは基本的にNGです。

マンネリ化した仕事の進め方をしていると思われるだけですし、自己分析を全くしていないと考えられてしまうからです。

そして、自分自身にとっても、報告書を作ることで得られるスキル向上などのメリットがなくなります。

ただし、部署やチームとしての反省点という内容であれば、「ない」と書くことがOKと見られることもあります。

特に、業務の進め方について何らかの変更を加えて、それが明らかに以前よりも機能している場合、そのままの体制で進んで良いと判断することができるからです。

といっても、なかなか引き継ぎ事項に書くポイントが浮かんでこないこともあります。

そんな時は、その週の業務の進捗や成績を明確なデータとして提示することで、以前よりも伸びているのか、落ちているのかがはっきりと分かります。

それを基に、次週に掲げる目標を作ることができます。

注意点としては、単に数字を上げるという目標ではなく、現実的な目標掲示をすること、目標達成のためにできる行動や変化を考えて、反省点を絡めて週報を記入することです。