日報や週報がない会社が増えている？！有効活用するポイント

多くの会社では、日報や週報を部署ごとに作成します。

すべての社員が作成して上司に提出するといった会社もあります。

しかし、中にはこうした報告書は意味がないとか、その時間を本来業務に充てた方が効率的だということで、日報や週報が作られない会社も増えてきています。

その実態と、意味のある報告書の作成のために何ができるかを考察します。

全体として、日報や週報を作らない会社が増えています。

その大きな理由として、業務進捗や営業成績、売上などはITツールによって自動的に視覚化されるようになった点があります。

特にそれぞれの社員が書類を作らなくても、簡単にシステム上で状況把握ができるわけです。

また、業務システムの中にチャットツールなど、上司や同僚とのコミュニケーションを簡単に取れるツールがあるのも大きいです。

すぐにお互いに連絡できるので、わざわざ日報などの報告書にしなくても良いという理由です。

そして、今まで日報や週報を作っていたものの、単なる習慣となっていただけで、形骸化して意味のない書類と見なされた、ということもあります。

要は、作ってもそこにメリットが生じず、やる意味がないということで、中止したというケースです。

効率的なシステムが生まれたために、そちらを有効活用しているということであれば良いのですが、単に日報や週報を活用できていないということであれば、改善の余地があります。

こうした状態だと、優れた業務システムを持っても、同じようにデータを活かせない可能性が出てくるからです。

有効活用するためには、双方向のコミュニケーションを意識することが重要です。

時間をかけて書いても、上司から何の反応もなければ、手を抜くようになります。

これは、チャットツールを使用する際でも同じです。

そのため、上司がしっかりとそれぞれの報告についてコメントをしたり、改善点を加えてあげたりして、コミュニケーションが生まれるようにしたいものです。

社員に対して課題を出し、それを解決できたか、どんなアイディアがあるかなどを、日報や週報という形でまとめてもらうのも一つの方法です。

そして、その情報を部署の中で共有することで、何のために報告をするのか、何を書くべきかが分かります。

情報共有がなされることで、その報告を現場に活かせるようにもなるでしょう。