業務日誌はですます調で書いた方がいいのか？

業務日誌は上司に提出して、チェックを経た後、コメントをもらうことになります。

記入欄に指示があることも多いので、指示に従って書いていけば良いのです。

ここで迷うのが、文体をどうすれば良いかという点です。

ですます調を使って敬語にした方が良いのか、だである調で常体の書き方で問題ないのかを考えてしまいます。

どちらの文体を採用するにも、理由があります。

それぞれの理由を確かめて、どちらの文体を採用するかを決めましょう。

業務日誌の文体の基本は、ですます調で書きます。

というのも、ほとんどのケースで、業務日誌は上司に対して提出するものだからです。

社員がその日の出来事を報告する目的で作成しますので、通常のメールなどと同じように、部下が上司に送る文章は、ですます調が自然な書き方と言えます。

これが基本ですが、それぞれの会社や部署で、異なる習慣を持っていることがあります。

たとえば、業務日誌の記載欄がとても狭いので、文末はできるだけ短縮する方が良いとして、体言止めで終わらせる形や、だである調で書くように指示されることもあります。

こうした既存の習慣や指示がないかをまず確認して、それに倣うのが良いでしょう。

作成者と受取人の関係を考えると、ですます調が基本とはなりますが、あくまでも一つの考えに過ぎません。

それぞれの会社のルールに従って書くことを意識しましょう。

上司に送る書類という意味では、ですます調がふさわしいと言えますが、だである調の方が良いと考える人もいます。

それは、業務日誌といっても、報告書の意味合いが強い書類である場合です。

たとえば、毎日の売り上げ状況や顧客からの問い合わせ、部署内の業務進捗状況などを客観的にレポートするといったケースです。

この種の報告書では、上司に提出するとはいえ、個人間のやり取りというよりもデータの提出がメインとなるため、一般的なレポートと同じように、だである調の常体を使った方が自然と見るのです。

このように、書類の主な目的や扱う情報の内容によっても、見方が変わってきます。

また、受け取ってチェックをする上司の考えや印象も大事な点です。

重要なのは、業務日誌に収められている内容そのものです。

とはいえ、良い印象を持ってもらうためにも、上司にどちらの文体の方が良いか、直接尋ねてみるのも良いかもしれません。