インターンシップ先に夜にメールを返信しても失礼にならない？

インターンシップに申し込んだり参加すると、その会社の担当者からメールをもらう機会があります。

日中忙しくしていてメールに気付いたのが夜だった場合、夜に返信しても失礼にならないでしょうか。

社会人とやり取りする上で必要なメールのマナーについて、お教えします。

インターンシップ先への電話は営業時間内に掛ける必要がありますし、忙しくしている出社直後や退勤間際、不在にしているランチタイムは避けた方が良いでしょう。

しかし、メールは電話とは違って、返信する時間帯に気を遣う必要はありません。

たとえ夜中に返信したとしても、会社宛てのメールチェックを行うのは翌日の朝なので、迷惑だと思われることもありません。

それよりも翌日の朝に返信しようとして、忘れてしまう方が問題です。

営業時間内にインターンシップ先の担当者がパソコンを開いている時に返信すれば、画面に新着メールが届いたことが表示されるので、その場ですぐ確認してもらうことができます。

しかし、社会人ならば出社して朝一番にメールチェックをする習慣が身に付いているため、夜中に返信しておいても見てもらえないということはありません。

メールを利用する上で守りたいことは、24時間以内に返信することです。

朝9時にインターンシップ先からメールが送付されていたら、翌朝の9時までには返信しましょう。

メールに気付いたら後でゆっくりと返信しようと思うのではなく、その場で返してしまうくらいの迅速さでちょうどいいです。

メールの文面は簡潔に、そして、相手がスムーズに読めるように句読点や改行に気を配りましょう。

焦る必要はないので、最後にもう一度文面を読み直しておかしなところはないか、宛先の漢字などが間違っていないか、自分の通っている大学名と名前を忘れていないかなどを確認しましょう。

インターンシップの担当者はその時期になると、毎日たくさんの学生とメールのやり取りをしています。

学生から素早いレスポンスがあると、誠実な人柄だという好印象を受けますし、担当者もスケジュール管理や連絡事項の確認などが捗ります。

もし、何らかの都合で24時間以内に返信できなかった場合は、担当者に迷惑を掛けている可能性があります。

メールの冒頭に「返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ありません。」などの謝罪文を一言添えましょう。

その一言があるかないかでメールの印象が大きく変わります。