インターンシップが中止になった場合、何に注意して返信をすればいいか

予定していたインターンシップが中止になった際に、企業から中止になった旨の連絡があります。

その際に、どのような内容の返信をすればいいのか、ビジネスメールのポイントを押さえておきましょう。

企業とやりとりをするうえで欠かせないのが、ビジネスメールのマナーです。

ビジネスメールのマナーが身についているかどうかで、あなたの企業への印象は大きく変わります。

これから社会に出て活躍する際にも必須のスキルなので、今のうちに身につけておくようにしましょう。

(1)返信はできる限り早めにする
企業からインターンシップが中止になったという連絡が来たら、できる限り早い返信を心がけましょう。

早く返信をすることで、その後に企業がしなければならない対応をスムーズに進める事ができます。

(2)返信する時間帯に注意する
早く返信することは大切ですが、返信する時間帯には十分に注意しましょう。

深夜や早朝は避け、企業の就業時間帯に合わせて返信するようにしましょう。

(3)件名の内容は分かりやすいものにする
件名は、そのメールがどんな内容のメールなのか判断するのに使用します。

企業から来たメールに返信する場合は、件名は変えずに末尾に自分の大学名や学部名と氏名を入力すると、どんな内容のどこの誰からのメールなのか、一目で伝える事ができます。

(4)読みやすい文面になるよう工夫する
本文は、改行や段落分け、鉤括弧を使うなどして、読みやすく、どこが重要な部分なのかパッと見て分かるようにしておきましょう。

こういった工夫をすることで、あなたが何を最も伝えたいのかが相手にも伝わりやすくなります。

(5)情報の過不足がないか確認する
企業からのメールに返信する場合、相手からの質問に全て答えているか確認する事が必要です。

例えば、インターンシップが中止になったが、もし日程を変更して開催する場合、企業から開催決定の連絡は必要か、といった質問に対しあなたが答えていなければ、インターンシップに参加するチャンスを逃してしまうことになります。

そういったことにならないように、相手からの質問には全て答えているか、また、こちらから提示しなければならない情報に過不足はないかを、念入りに確認しましょう。

参加を予定したインターンシップが中止になると、とても残念な気持ちになると思います。

企業側も予定の立て直しが必要になるので、中止の連絡が来た場合は早めに返信し、素早く対応ができる人であることを印象付けましょう。