２回目の出荷ミスの際の報告書の書き方

誰でも仕事をしているとミスは起こるものです。

ミスの内容によっては報告書の作成が必要になります。

出荷ミスをした場合でも、２回目の場合にはどのような報告書の書き方が望ましいのでしょうか。

商品を出荷するさいの流れには人間が介入する場面があります。

今は機械が多くの作業を行っていますが、物流の仕事はまだまだ人間が行わなければならない作業も組み込まれています。

出荷ミスが起こる原因はヒューマンエラーがほとんどです。

作業中の確認漏れや見落としによって起こることが多く、機械によるトラブルはミスの原因としてほとんどありません。

出荷ミスでも報告書は特別な書き方をする必要はありません。

一般的な報告書を同じ書き方をすればきちんと受理してもらえます。

なぜそのようなことが起きたのかという原因と、これから同じようなことを繰り返さないための改善策を書いていきます。

書き方としてはどのようなものでも良いとされていますが、読み手が何が問題でどのように改善すればいいかを読んで理解できるよう簡潔にまとめることが大切です。

そこで、報告書を作成する前に、なぜ出荷ミスが起こったのかとどのような点に気を付ければ２回目以降同じようなミスを起こさないかを考えて作成するようにしましょう。

出荷ミスも２回目となると報告書の内容も変わってきます。

２回目にミスが起こった原因が前回と同じなのか、異なることが原因なのかを考え、確実に再発防止ができるように深く原因追及をすることが大切です。

自分自身の集中力の低下や決めつけといった原因だけでなく、作業環境も含め徹底して原因を洗い出し、すぐにできる改善策を提案していくことで上司にも納得してもらえますし同じミスを防止できるようになります。

提出が必要なものですが、報告書を作成することが目的ではなく、出荷ミスを防ぐことが目的で作成するものです。

そこで、作成するにあたってはきちんと原因を確認するとともに、自分自身も同じミスを繰り返さないために何が必要なのかをよく考え、次からは意識して作業に当たるようにしましょう。

出荷ミスをしたら報告書の作成が必要ですが、２回目となれば同じミスが２回起きた理由についてよく考えてから作成するようにしましょう。

繰り返さないための対処方法までよく考えて書類を作成し、行動に落とし込みをすることが大切です。